D
ie Rechtsgrundlagen zur digitalen
Betriebsprüfung finden sich in den
§§ 146 und 147 der Abgabenordnung.
Präzisiert werden die Vorschriften durch
Verwaltungsvorschriften, die vom Bundes-
ministerium der Finanzen (BMF) erlassen
werden. In diesemZusammenhang tauchen
immer wieder die Begriffe GoBS, GoBD und
GDPdUauf, die in diesemArtikel verständlich
dargestellt werden.
GDPdU
GDPdU steht für „Grundsätze zum Daten-
zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Un-
terlagen“. Das BMF hat mit der GDPdU in
einer Verwaltungsanweisung vom 16. Juli
2001 die Rechtsnormen aus der Abgaben-
ordnung und dem Umsatzsteuergesetz
zur digitalen Aufbewahrung von Buchhal-
tungen, Buchungsbelegen und Rechnun-
gen konkretisiert.
Die GDPdU regelten insbesondere den
Umfang und die Art des Zugriffs auf
steuerlich relevante digitalisierte Daten, die
Mitwirkungspflichten Steuerpflichtiger bei
Betriebsprüfungen und die Aufbewahrung
und Archivierung von Unterlagen.
Nach den GDPdU konnte ein Betriebs-
prüfer für den Zugriff auf Daten zwi-
schen dem unmittelbaren Lesezugriff,
dem mittelbaren Zugriff über Auswer-
tungen und der Datenträgerüberlassung
in verschiedenen Formaten wählen. Die
GDPdU wurden durch die GoBD zum
1. Januar 2015 abgelöst.
GoBS
Bei den GoBS handelt es sich um „Grundsät-
ze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-
führungssysteme“. Auch hierbei handelt es
sich um eine vom BMF am 7. November
1995 bekannt gegebene Verwaltungsan-
weisung, welche die Grundsätze ordnungs-
gemäßer Buchführung im Hinblick auf die
DV-Buchführung präzisierte.
Die GoBS stellten eine Erläuterung zum
Handelsgesetzbuch und zur Abgabenord-
nung im Hinblick auf die ordnungsmäßige
Behandlung von elektronischen Dokumen-
ten dar.
Sie regelten insbesondere die Behand-
lung aufbewahrungspflichtiger Daten und
Belege in elektronischen Buchführungs-
systemen sowie in datensicheren Doku-
mentenmanagement- und revisions-
sicheren Archivsystemen. Zudem be-
handelten sie verschiedene Verfahrens-
techniken wie Scannen und Datenüber-
nahme.
Von besonderer Bedeutung war das so-
genannte interne Kontrollsystem (IKS).
Die GoBS enthielten Vorgaben für die Ver-
fahrensdokumentation, die zum Nach-
weis des ordnungsmäßigen Betriebs des
Systems erforderlich war. Auch die GoBS
wurden durch die GoBD zum 1. Januar
2015 abgelöst.
GoBD
Das BMF hat am 14. November 2014 die
GoBD veröffentlicht. Die „Grundsätze zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewah-
rung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff“ regeln die formalen An-
forderungen an die Buchführung und die
Aufbewahrung von steuerrechtlich relevan-
ten elektronischen Daten und Papierdoku-
menten unter Bezug auf die Grundsätze
ordnungsmäßiger Buchführung.
Zudem enthalten die GoBD Regeln zum
elektronischen Datenzugriff der Finanz-
verwaltung innerhalb von Außenprüfungen.
Durch die GoBD tritt keine Änderung der
materiellen Rechtslage beziehungsweise
der Verwaltungsauffassung ein. Lediglich
die allgemeinen Anforderungen an die ord-
nungsmäßige EDV-gestützte Buchführung
wurden näher ausgeführt. Zu den Inhalten
der GoBD gehören insbesondere
• die Anforderungen zur Führung von
Büchern und Aufzeichnungen aufgrund
steuerrechtlicher Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten und außersteu-
erlichen Buchführungs- und Aufzeich-
nungspflichten, soweit diese für die Be-
steuerung von Bedeutung sind;
• die Aufbewahrung von steuerlichen und
außersteuerlichen Büchern und Auf-
zeichnungen sowie
• die Aufbewahrung von Unterlagen zu Ge-
schäftsvorfällen und zu deren Verständ-
nis oder Überprüfung vorgeschriebener
Aufzeichnungen.
Des Weiteren enthält das Schreiben er-
läuternde Ausführungen zur Verantwort-
lichkeit für die Führung elektronischer
Aufzeichnungen und Bücher sowie zu all-
gemeinen Anforderungen wie
• den Grundsätzen der Nachvollziehbar-
keit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollstän-
digkeit, Richtigkeit und dem Belegwesen
(Belegfunktion), der Aufzeichnung der
Geschäftsvorfälle, dem internen Kon-
trollsystem (IKS), der Datensicherheit,
der elektronischen Aufbewahrung von
Geschäftsunterlagen, dem Datenzugriff
und der Verfahrensdokumentation zur
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
sowie
• Fragen der Zertifizierung und Software-
Testate.
Die GoBD sind prozessorientiert aufgebaut
und folgen dem Verbuchungsprozess, also
dem Ablauf der buchführungspflichtigen
Transaktionen im Unternehmen. Zuerst
werden die allgemeinen Anforderungen und
die gesetzlichen Regelungen dargestellt.
GoBS, GoBD, GDPdU:
einfach erklärt
Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung innerhalb einer
Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Betriebsprüfer haben
somit das Recht, gespeicherte Daten einzusehen und die steuerrelevanten
Daten auf einem Datenträger zu verlangen. Praktisch erfolgt damit
nahezu jede Betriebsprüfung digital.
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