DAS QUARTAL 3.14
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Themen im Fokus
netze, bei mehreren Teilnehmern nutzen wir
den kostenlosen Service eines befreunde-
ten Unternehmens.“
An die Abhörsicherheit denken
Nicht vergessen werden sollte das Thema
Abhörsicherheit. Seit dem NSA-Skandal ist
klar, dass an Telefon- oder Videokonferen-
zen auch ungebetene Gäste teilnehmen
könnten. Wer nur ein paar Details ohne
hohe Projektrelevanz klären will, die bald
veraltet sind, mag mit einer ad hoc aufge-
bauten Konferenzschaltung zufrieden sein.
Wer große Vorhaben im Detail besprechen
und technische oder kalkulatorische Inter-
na klären möchte, sollte aber die Infrastruk-
tur eines Dienstleisters buchen, der – etwa
via TÜV-Zertifikat – einen hohen Sicher-
heitsstandard nachweist. Das kann Abhör-
versuche zumindest deutlich erschweren.
Oder er investiert – nach Beratung durch
einen Experten – in einen eigenen Server
für sichere Unternehmenskommunikation,
der zu seinen Bedürfnissen passt. Jedem
Firmenchef sollte klar sein: Offene Kon-
ferenzsysteme wie Skype oder FaceTime
mögen praktisch sein, sie können aber kei-
ne Abhörsicherheit bieten.
Das Gespräch gut strukturieren
Produktive Gespräche erfordern auch eine
gute Planung und klare Spielregeln, denn
nur optimal vorbereitete Telkos bringen
etwas. Am Anfang steht ein Termin, der
allen ohne Zeitdruck und Parallelbelastung
passt. Der Moderator braucht Kontaktdaten
und Positionen der Beteiligten, damit er sie
vorstellen kann. „Bei unserem Forschungs-
projekt legen wir eine Agenda mit wichtigen
Punkten fest, damit die Teilnehmer sich
vorbereiten können“, sagt Starzacher zum
Prozedere bei Discovergy. „Dann kommt
jeder der Reihe nach zu Wort.“ Zu Beginn
sollte vereinbart werden, wer das Ergebnis-
protokoll schreibt. Festzuhalten gelten vor
allem konkrete Aufgaben und Zeitpläne, da-
mit jeder nach der Besprechung noch ein-
mal schriftlich bekommt, was er bis wann
zu tun hat.
Ganz wichtig ist der Moderator: Er erteilt
das Wort, strukturiert den Austausch, gibt
den Zeitrahmen vor. Und er achtet darauf,
dass sich Neulinge auf die Besonderheiten
einer Telko einstellen. „Gerade unerfahrene
Teilnehmer sagen etwa ihren Namen nicht
deutlich“, so Tomas Bohinc. „Schreitet der
Moderator hier nicht sofort ein, bleiben sich
Gesprächspartner fremd, da man später
die Stimmen nicht mehr zuordnen kann.“
Der Moderator sollte daher alle Teilnehmer
regelmäßig auffordern, aktiv zu werden.
Und das noch aus einem anderen Grund:
Wer sich wenig beteiligt, neigt dazu,
nebenbei zu arbeiten oder Mails zu schrei-
ben – und Wichtiges zu verpassen. Trotz-
dem geht für Bohinc auch im Mittelstand
kein Weg an Telefonkonferenzen vorbei:
„Immer mehr Menschen arbeiten heute
teilweise in aller Welt verstreut in virtuellen
Teams – für sie sind Telefonkonferenzen
die einzige Möglichkeit für eine effiziente
Zusammenarbeit.“
CHECKLISTE
Das müssen Sie bei einer Telefonkonferenz beachten
Begrüßung:
Der Moderator stellt alle Teilnehmer laut und deutlich mit Namen und
Position vor.
Agenda:
Anschließend geht er kurz die auf der Tagesordnung stehenden Themen durch,
benennt den Protokollführer und gibt, falls nötig, Hinweise zu Spielregeln und Arbeits-
weise.
Diskussion:
Im Gespräch achtet der Moderator darauf, dass sachliche Lösungen
gesucht werden. Die Kooperation fördert er, indem er jeden mindestens einmal zu Wort
kommen lässt. Die Teilnehmer wiederum zeigen durch klare Antworten ihr Interesse an
produktiver Zusammenarbeit.
Ergebnisse:
Der Moderator oder ein dafür ausgewählter Teilnehmer fasst die Ergebnisse
noch einmal transparent zusammen, damit nicht nachträglich Verwirrung oder Wider-
spruch entsteht.
Verabschiedung:
Bevor die Konferenz beendet wird, verabschieden sich die Teilnehmer
deutlich hörbar, damit sie sich positiv in Erinnerung bleiben, was für die weitere Koopera-
tion wichtig ist.
Protokoll:
Jeder Teilnehmer erhält ein Protokoll der Telefonkonferenz mit allen wesentli-
chen erarbeiteten Inhalten als Referenz.
Quelle: Tomas Bohinc: „Telefonkonferenzen erfolgreich führen: Vorbereitung – Durchführung – Nach-
bereitung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)
Quelle: TRIALOG,
Das Unternehmermagazin
Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG,
Nürnberg, Ausgabe 03/2014
