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ür Jens Ristedt gehören elektronische
Rechnungen zum Tagesgeschäft. „Wir
erhalten viele Rechnungen per Mail, die
wir separat speichern und archivieren.“ Zu
kämpfen hat der Inhaber der Ristedt City
ModehausGmbH inBremen vor allemdamit,
dass Dateien an die zentrale Mailadresse
gehen:„DaserschwertdieWeiterverarbeitung,
weil wir intern erst den richtigen Adressaten
ermitteln müssen“, klagt Ristedt – diese
Suche nimmt bei dem Einzelhändler oft
viel Zeit in Anspruch. Aber grundsätzlich
ist der Umgang mit digitalen Dokumenten
einfach und eingespielt.
Unterlagen einscannen
Eingespielt ist auch der Umgang mit Rech-
nungen, die auf Papier ankommen – nur ist
es hier nicht ganz so einfach. Die Schreiben
werden in der Buchhaltung bearbeitet und
anschließend abgelegt, wie es seit jeher
Usus ist, sagt Ristedt: „Wir archivieren
klassisch in Ordnern.“ Mittelfristig aber will
er beginnen, Papierbelege zu scannen und
den Prozess sauber zu dokumentieren. Da-
durch könnte er erreichen, dass nicht nur
die Angestellten und der Steuerberater
mit digitalen Dokumenten arbeiten, son-
dern dass zudem statt der aufwendigen
Lagerung von Akten die Entsorgung der
Originale in der Ablage P möglich ist – in
diesem Fall einem Aktenvernichter.
Eröffnet hat sich diese Perspektive, seit die
Finanzbehörden das ersetzende Scannen
akzeptieren. Es besteht aus zwei Säulen:
Beim Scannen eines Dokuments muss
exakt sowie lückenlos nachweisbar einem
genau vorgegebenen Prozess gefolgt wer-
den. Und dann ist die digitalisierte Version
nicht veränderbar und jederzeit abrufbar
in einem revisionssicheren Archiv aufzu-
bewahren – die Funktionen bieten bereits
heute Programme wie DATEV DMS classic
pro oder DATEV Unternehmen online. „Das
Finanzamt will jeden Schritt am Dokument
nachvollziehen können“, warnt Christian
Michel, Experte beim Deutschen Steuerbe-
raterverband in Berlin, jeden Unternehmer
vor einem leichtfertigen Umgang mit dem
Verfahren. Nur so sei sicherzustellen, dass
nichts manipuliert wurde. „Andernfalls dür-
fen Papierdokumente nicht vernichtet wer-
den“, betont Michel.
Vorgehen dokumentieren
Wer das ersetzende Scannen nutzen will,
sollte also mit dem Steuerberater ein was-
serdichtes Verfahren entwickeln und jedes
Detail klären. Bundessteuerberaterkammer
und Deutscher Steuerberaterverband ha-
ben eine Muster-Verfahrensdokumentation
erarbeitet. Auf 19 Seiten werden mögliche
Schritte beschrieben, von der Belegverar-
beitung im Posteingang über die Prüfung
und Digitalisierung bis zur Archivierung.
Das Muster verdeutlicht, was der Firmen-
chef beim rechtssicheren ersetzenden
Scannen alles berücksichtigen muss.
Grundsätzlich dürfen Unternehmer fast alle
buchungsrelevanten Belege elektronisch
einlesen und danach vernichten, falls das
gesamte Scanverfahren detailliert doku-
mentiert wird. Gescannte Dokumente dür-
fen nicht mehr verändert werden und der
Originalzustand muss zweifelsfrei beleg-
bar sein. „Der Unternehmer ist daher zu-
nächst verpflichtet, eine entsprechende
Organisationsanweisung zu erstellen“,
erläutert Roland Kleemann, Präsidi-
almitglied der Bundessteuerbera-
terkammer. „Sie regelt zum Bei-
spiel, wer in der Firma scannen
darf und welche Dokumente
elektronisch archiviert wer-
den sollen.“
Wichtig ist, Dateien nicht
nur irgendwo auf der
Festplatte abzulegen. Sie
sollten getrennt in einem
revisionssicheren Sys-
tem gespeichert werden.
Dort bleiben sie gemäß
der Aufbewahrungsfrist
zehn Jahre und müssen
– selbst falls sich die
IT-Umgebung ändert –
Ersetzendes Scannen –
ab in die Ablage P
Das Finanzamt billigt elektronisches Archivieren. Unternehmer können
Dokumente scannen und das Original entsorgen – wenn sie
die Vorgaben des Fiskus beachten.
Text: Eva-Maria Neuthinger
DAS QUARTAL 1.16
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