DAS QUARTAL 1.16
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Themen im Fokus
jederzeit auszuwerten sein. Was gescannt
wurde, darf nicht kopiert werden. Jede
Rechnung ist einmal zu archivieren. Wird
sie ausgedruckt und durch handschriftli-
che Anmerkungen ergänzt, etwa wenn der
Mitarbeiter eine Rechnung korrigiert, muss
sie erneut gescannt werden. Der Prozess
sollte nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrol-
liert werden. Deshalb sollten Dateien beim
ersetzenden Scannen nur elektronisch wei-
terverarbeitet werden.
Revisionssicher archivieren
Stehen die Prozesse, ist das revisionssiche-
re Archivieren mit DATEV-Lösungen leicht,
falls in der Zusammenarbeit mit dem Steu-
erberater eine geeignete Software wie DMS
classic pro oder eine für das Scannen ex-
plizit zertifizierte Lösung wie Unternehmen
online genutzt wird und das DATEV-Re-
chenzentrum als Archiv dient. Dann kom-
men alle Vorteile der Digitalisierung zum
Tragen, vor allem die schnelle Suche nach
Dokumenten und einfache Erledigung von
Zahlungen. Experte Michel ist überzeugt:
„Das ersetzende Scannen kommt aufgrund
der Vorteile immer öfter zum Einsatz.“
Auch Bernd Annegarn will mittelfristig di-
gital archivieren. Die Annegarn GmbH in
Münster ist auf Kälte-, Klima- sowie Ge-
tränketechnik spezialisiert und hat vor al-
lem gewerbliche Kunden. Daher verschickt
Annegarn Rechnungen fast nur noch elek-
tronisch. Trotzdem hat er weiter einigen
Aufwand mit Dokumenten, die Geschäfts-
partner auf Papier senden: „Wir erhalten
zahlreiche Belege per Post.“ Im ersetzenden
Scannen sieht er Chancen, spürt aber auch
einen gewissen Zugzwang. Er weiß: „Dem
werden wir uns im Zeitalter der Digitalisie-
rung sicher nicht entziehen können.“
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer
Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG,
Nürnberg, Ausgabe 01/2016
ABSCHIED VOM PAPIER
Die wichtigsten Tipps für das ersetzende Scannen
PROZESS:
Arbeiten darf mit dem ersetzenden Scannen nur, wer organisatorisch und
technisch alles richtig macht. Das muss mit dem Steuerberater besprochen und vorbe-
reitet werden. Er sorgt etwa für eine Verfahrensdokumentation, die den Anforderungen
der Finanzbehörden genügt.
SCANVERFAHREN:
Es muss genau vorgegeben sein, wie der Prozess abzulaufen
hat. Besonders wichtig sind klare Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten: Wer
zeichnet die Rechnung ab, wer scannt, wer kontrolliert, wer archiviert? Jede Änderung
der Zuständigkeiten ist zu notieren.
TECHNIK:
Für das Finanzamt ist festzuhalten, welche Geräte zum Einsatz kommen.
Die entsprechende Hard- und Software muss laufend so aktualisiert beziehungsweise
funktionsfähig gehalten werden, dass Dokumente bis zum Ende ihrer Aufbewahrungs-
fristen jederzeit zu öffnen sind.
ÜBERPRÜFUNG:
Die Zahl der eingescannten Belege muss jeden Tag aufgezeichnet
werden, die Prozessschritte sind regelmäßig in Stichproben zu kontrollieren. Wichtig
ist, dass Dritte aus Gründen des Datenschutzes keinen Zugriff auf die elektronischen
Dokumente haben.
ARCHIVIERUNG:
Unumgänglich ist ein System mit getrenntem Pfad und eigenem
Speicherort, das die revisionssichere Ablage der eingescannten Dokumente sicher-
stellt. Ein einfaches Speichern der Dateien in einem Ordner auf der Festplatte reicht
keinesfalls aus.
AUSNAHMEN:
Nicht jedes Dokument darf gescannt und entsorgt werden. Urkunden,
Eröffnungsbilanzen oder Abschlüsse etwa sind weiterhin im Original aufzubewahren.
Über die Details informiert der Steuerberater.
