DAS QUARTAL 1.15
28
THEMEN IM FokUS
BEI FRAGENSPRECHENSIE BITTE IHREN
ZUSTÄNDIGEN STEUERBERATER AN.
Der elektronische
Rechnungsaustausch
Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Durch die Gleich-
stellung der elektronischen Rechnung mit der Rechnung in Papierform sprechen
viele Argumente für einen elektronischen Rechnungsaustausch („E-Invoicing“):
Neben dem geringeren Versandaufwand kann bei den Druckkosten, bei Porto und
Papier kosten gespart und die Umwelt geschont werden.
Dieser Artikel gibt einen Überblick, was bei
elektronischen Rechnungen zu beachten ist.
Gesetzliche Anforderungen
Die gesetzlichen Anforderungen für elekt-
ronische Rechnungen müssen beim Aus-
tausch erfüllt werden. Hierzu zählt, dass
die Pflichtangaben einer Rechnung auch
auf einer elektronischen Rechnung enthal-
ten sein müssen. Zudem muss der Rech-
nungsempfänger damit einverstanden
sein, die Rechnung in elektronischer Form
zu erhalten.
Äußerst wichtig ist, dass die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts
gewährleistet sind. Dabei müssen elektro-
nische Rechnungen revisionssicher und
elektronisch archiviert werden. Die Auf-
bewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt
aktuell zehn Jahre. Zu dem Merkmal der
Lesbarkeit zählt zudem, dass die Finanz-
verwaltung bei Betriebsprüfungen, Um-
satzsteuersonderprüfungen oder Umsatz-
steuernachschauen die Rechnungsbelege
einsehen kann. Dazu muss entsprechende
Soft- und Hardware vorgehalten werden.
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
des Inhalts
Mit dem Kriterium der Echtheit der Her-
kunft soll gewährleistet werden, dass die
Rechnung auch tatsächlich von dem im
Rechnungsformular genannten Rech-
nungsaussteller kommt. Zudem soll mit
dem Kennzeichen der Unversehrtheit des
Inhalts sichergestellt werden, dass die Be-
zeichnung der Leistung, das Entgelt und
der Steuersatz nicht verändert werden
können.
Archivierung elektronischer Rechnungen
Elektronische Rechnungen müssen in dem
empfangenen Format aufbewahrt werden.
Empfangen Sie beispielsweise eine Rech-
nung im PDF-Format, muss die Datei als
PDF aufbewahrt werden. Die Aufbewah-
rung einer elektronischen Rechnung als
Papierausdruck ist damit nicht zulässig.
Das Anforderungskriterium der
maschinellen Auswertbarkeit
ist bei Rechnungen, die mithilfe
eines Datenverarbeitungssys-
tems erstellt werden, jedoch
nicht gegeben, wenn diese
nur im grafischen PDF-Format
abgespeichert werden. Hier ist
eine Archivierung im ursprüngli-
chen Datenformat bzw. im ASCII-,
CSV-Format etc. erforderlich.
Anders zu beurteilen ist die Archivie-
rung gescannter Eingangsrechnungen,
die ursprünglich in Papierform vorgelegen
haben. Hier ist von Beginn an keine ma-
schinelle Auswertbarkeit gegeben. Betriebe
sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung
eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizu-
führen. Die Archivierung im PDF-Format ist
hier zulässig.
ZUGFeRD
Das Forum elektronische Rechnung
Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen
ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsda-
tenformat für den elektronischen Rech-
nungsaustausch entwickelt. Das Forum
wurde unter dem Dach der vom Bundesmi-
nisterium für Wirtschaft und Technologie
auf Beschluss des Deutschen Bundesta-
ges geförderten AWV – Arbeitsgemein-
schaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
im März 2010 gegründet.
Das vom Forum elektronische Rechnung
Deutschland erarbeitete Format kann für
den Rechnungsaustausch zwischen Un-
ternehmen, Behörden und Verbrauchern
genutzt werden und ermöglicht den Aus-
tausch strukturierter Daten zwischen Rech-
nungssteller und Rechnungsempfänger.
Das sogenannte ZUGFeRD-Format (Zen-
traler User Guide Forum elektronischer
Rechnung Deutschland) kombiniert das
PDF-Dokument der Rechnung mit einer in-
tegrierten Rechnungsdatei im XML-Format.
Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein
standardisiertes Auslesen von Daten wie
Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer
usw. und die damit verbundene Nutzung
in nachgelagerten Prozessen.
Fazit
Der elektronische Rechnungsaustausch
bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nach-
haltig zu sichern, sind einige wichtige Punk-
te zu beachten. Der Rechnungsempfänger
muss sich beispielsweise um die gesetzes-
konforme Aufbewahrung kümmern, um
den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Der Rechnungssteller muss sicherstellen,
dass die Rechnungen den „Grundsätzen
ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchfüh-
rungssysteme“ (GoBS) und den „Grundsät-
zen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen.
