DAS QUARTAL 3.2018

DAS QUARTAL 3.18 10 Themen im Fokus terlagen, die länger, wenn nicht gar lebens- lang aufbewahrt werden sollten. In steuer- lichen Zweifelsfällen sollten Unternehmer ihren Steuerberater fragen, was gilt, und im Zweifel die jeweils längere Frist beachten. Darüber hinaus sollten Sie bei der Aufbe- wahrung ihrer privaten Unterlagen noch folgende Punkte beachten. Private Versicherungsunterlagen Versicherungsscheine insbesondere lau- fender Versicherungen müssen im Ordner bleiben. Wichtig ist der Versicherungsver- trag sowie jede daran vorgenommene Än- derung – und mit Blick auf Kranken- oder auch Berufsunfähigkeitsversicherungen eine Kopie des eingereichten Gesundheits- fragebogens oder sonstiger gemachter An- gaben. Aber vielleicht nicht jede Beitrags- rechnung über die Aufbewahrungsfrist hinaus. Arztrechnungen Ansonsten sollten Unternehmer gerade im privaten Bereich unabhängig von gesetzli- chen Aufbewahrungsfristen manchen Be- leg bewusst nicht aussortieren, auch wenn der Rechnungsgegenstand womöglich schon lang vergessen ist. Behalten sollten sie etwa Rechnungen über Arztleistungen – zumindest für die Dauer der Gewährleis- tungsfrist, also drei Jahre. Aber es kann sich lohnen, gerade solche Rechnungen unbegrenzt zu behalten. Abwägen sollten Unternehmer dabei, dass sie Schadener- satzansprüche bis zu 30 Jahre später ein- klagen können, falls ein Schaden aus einer Behandlung entsteht – natürlich nur, wenn sie die Rechnung noch haben. Sie zu behal- ten, ist auch nach einer erfolgreichen Be- handlung auf Verdacht ratsam: Weiß man, ob nicht das womöglich neuartige Material von dem einen Zahnimplantat oder Gelenk sich Jahre später als gesundheitsschädlich herausstellt? Oder eine bestimmte Behand- lungsmethode oder Indikationsstellung als fahrlässig, weil gesundheitsschädlich oder auch nur unnütz, aber belastend? Ge- sundheitliche Schäden können noch nach Jahren auftreten – wer bei einer unklaren Diagnose einen Blick in alte Arztrechnun- gen werfen kann, hilft vielleicht später auch einem behandelnden Arzt, die richtige Diag- nose und Behandlungsmethode zu finden. Werkstattrechnungen und teure Geräte Auch Rechnungen der Autowerkstatt soll- ten Unternehmer wegen der Gewährleis- tungsansprüche mindestens zwei Jahre behalten – oder solange die Gewährleis- tung läuft. Rechnungen von teuren Geräten sollten auch darüber hinaus auf keinen Fall weg – bei einem Schaden oder Einbruch- diebstahl will die Hausratversicherung für die Wertermittlung meist die Originalrech- nungen sehen. Aufbewahren lohnt sich also auch hierbei. Spar- und Kreditunterlagen Spar- und Kreditunterlagen sollten Ver- braucher aufheben, solange der Vertrag läuft. Kontoauszüge gelten für regelmä- ßige Auszahlungen bis zu vier Jahre als Beweismittel, für un- regelmäßige Zahlun- gen bis zu zwei Jahre. Betriebliche Konto- auszüge sind selbst- verständlich länger aufzubewahren. Und bevor sie private Kon- toauszüge schreddern, sollten Unternehmer sich beim Steuerberater rückver- sichern. Der wird mit Blick auf die übliche Prüfpraxis bei einer Betriebsprüfung – Stichwort Bar- mittelrechnung – Unternehmern und auch deren Ehegatten wahrscheinlich zu längerer Aufbewahrung raten. Finanzamtsangelegenheiten Was das Finanzamt betrifft, können nor- male Schreiben oder Zahlungsaufforde- rungen weg, wenn sie erledigt sind – ein Hinweis auf Einkommensteuervoraus- zahlung ist nicht aufzubewahren. Steuer- bescheide dagegen sollten Sie behalten. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht, für Unterhaltszahlungen oder Kreditanträge aber ist zumindest der jüngste Steuerbe- scheid wichtig. Unterlagen rund um Rentenansprüche Eventuelle Lohnzettel sowie Renteninfor- mationen beider Partner sollten generell auch Unternehmer in einem großen Ord- ner aufbewahren – und nicht wegwerfen. Sie gehören nicht in den Müll – am besten bis nach Beginn der Rente. Denn die Daten sind zwar bei den Rentenversicherungs- trägern gespeichert, aber falls auf deren Computern doch mal Daten verloren ge- hen, wären diese Belege ein Beweis, wie lange wo gearbeitet wurde. Und außerdem sollen sich auch Ämter gelegentlich mal vertun. Ummögliche Fehler in der Berech- nung später nachweisen zu können, müs- sen Unternehmer die Daten selbst natürlich auch behalten. Lebensabschnittsverträge und -urkunden Ein Leben lang aufbewahren sollte jeder seine Impfausweise sowie auch Zeugnis- se, Geburts- und Heiratsurkunden sowie Abgangs- und Ausbildungsabschluss- zeugnisse jeder Art. Am besten in einem eigenen Ordner. Kassensturz ist auch mitten Jahr sehr sinnig Immer gilt: Nach der Steuererklärung ist vor der Steuererklärung. Wer schon die ans Finanzamt zu übermittelnde Abrech- nung vom Steuerberater bekommen oder sie Ende Mai noch selbst bei Elster auf- gerufen hat und die Zeit erübrigen kann, sollte einen ersten Kassensturz für das laufende Jahr erstellen. Wer gerade im Saisongeschäft steckt, kann sich das für den Spätsommer oder Herbst vornehmen – gerade wenn der Steuerberater nicht die Buchhaltung erledigt und so von sich aus laufend auf Gestaltungsmöglichkeiten hin- weist. Es lohnt sich. Wer seine finanzielle Lage zeitnah möglichst genau überblickt, kann mit genügend Zeit vor Jahresende op- timal die Steuerlast gestalten, etwa durch vorgezogene oder noch mal verschobene Betriebsausgaben, Investitionsabzugsbe- träge sofern möglich oder auch im privaten Bereich durch geschickt getimte Ausgaben für Sonderausgaben und außergewöhnli- che Belastungen. Ist abzusehen, dass hier einiges ansteht, lässt sich durch Bündelung der Kosten in einem Jahr ein höherer Steu- erabzug erzielen. Der Steuerberater kann hierzu detailliert beraten – und wertvolle Tipps für Vorhaben und auch Timing geben sowie auch Vorschläge für die Finanzierung machen. Und jetzt den Rest der Aufräum-Magie Und wer sich jetzt im ordentlichen Büro richtig von der Aufräumwut gepackt fühlt, sollte ruhig weiter ausmisten. Ungelese- ne Fachartikel und -Bücher können weg. Auch Ersatzkabel – insbesondere wenn die dazugehörigen Geräte nicht mehr in Gebrauch oder nicht mehr mit aktueller Hardware kompatibel sind. Sehr beliebt: Telefonkabel. Auch Gebrauchsanleitun- gen für Geräte, die womöglich schon vor Jahren ausrangiert wurden – im Büro wie zu Hause – können weg. Defekte Gegen- stände und Objekte sollten Unternehmer ebenfalls beherzt aussortieren. Im E-Mail- Programm und in Dateiverzeichnissen ist regelmäßiges Ausmisten immer hilfreich. Wichtig ist übrigens, Unterlagen stets sorg- fältig zu vernichten und den Müll sachge- recht zu entsorgen, beispielsweise auf dem Wertstoffhof. Wer damit durch ist, kann darangehen, den Rest der Magie zu vollbringen. Die besteht ganz vereinfacht darin, nicht darüber nach- zudenken, was weg darf und soll – wie es bei der Buchhaltung durchaus sinnvoll ist –, sondern lieber zu überlegen, was man behalten will. Und alles andere wegzuwer- fen. In der magischen Reihenfolge: Kleider, Bücher, Papiere und Unterlagen, Kleinkram und Erinnerungsstücke und zum Schluss noch die Küche auszumisten. Jetzt oder halt zwischen den Jahren, wenn zeitlich das nächste Mal wieder etwas mehr Luft ist. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg