DAS QUARTAL 3.2018

DAS QUARTAL 3.18 9 Themen im Fokus W er gerade die Unterlagen für den Steuerberater zusammenstellt oder zusammengestellt hat und nicht mitten im Saisongeschäft steckt, sondern eher in einem Sommerloch: Jetzt wäre eine gute Gelegenheit, die Buchführung zu polieren. Belege auszumisten. Ordner zu sortieren. Das Ablagesystem zu überdenken. Und damit Platz im Regal zu schaffen sowie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu gewinnen – zugleich aber auch mal wieder zu prüfen, ob in Sachen Buchhaltung und Aufbewahrung wirklich alles rechtlich sicher abläuft. Denn da kreuzen sich diese Themen schon, dasAufräumenunddasAufbewahren. Natürlich müssen auch Unternehmer ihre Unterlagen sortieren und von Zeit zu Zeit ausmisten, aber es gibt viel zu beachten, Aufbewahrungsfristen etwa mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung und die so wichtigen Grundsätze ordnungsgemäßer BuchführungundDatenverarbeitung (GoBD). Bei manchen rein privaten Unterlagen sollte ebenso gut überlegt werden, was weg kann und was man doch noch brauchen könnte, selbst ohne vom Fiskus vorgeschriebene Gründe. Also: Der Sommer bietet sich durch- aus zum Aufräumen und Umorganisieren an, aber bitte mit Sinn und System. Was vom Tage übrig bleibt: mal wieder ausmisten Ausmisten ist eine wunderbare Angelegen- heit. Plötzlich stehen wieder ganze Regal- meter oder Ecken in Büro und Lagerraum zur Verfügung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Energie für weitere Taten. Das jedenfalls ist vereinfacht gesagt der Gedanke hinter Ordnungssystemen für die Gestaltung von Räumen, etwa dem chinesischen Feng- Shui, nach dem hierzulande manches Un- ternehmen seine Firmenräume designen lässt. Aber auch abseits spezieller Regeln ist seit Jahren ein Boom imMarkt rund ums Ausmisten und Aufräumen entstanden. Aus gutem Grund: Gewisse Strukturen helfen – privat wie geschäftlich. Sehr im Trend liegt seit Jahren, was die japanische Aufräum- expertin Marie Kondo („Magic Cleaning. Wie Wohnung und Seele aufgeräumt bleiben“) empfiehlt. Ihre einfache Regel fürs magi- sche Ausmisten: Kleider, Bücher, Papiere und Unterlagen, Kleinkram und Erinne- rungsstücke und zum Schluss die Küche. Warum genau in dieser Reihenfolge? „It’s magic“, sagt Kondo – das ist Magie. Unternehmer sollten die Magie der freien Flächen – anders als von Aufräumexper- tin Kondo empfohlen – ruhig als Erstes für Büro und Buchhaltung nutzen und dann, falls noch Zeit bleibt, für ihre ebenfalls meist zahlreichen privaten Unterlagen. Denn da sind auf jeden Fall immer Dinge zu erledigen. Wer gerade sowieso die Un- terlagen für den Steuerberater zusammen- gestellt hat, befindet sich hierbei natürlich in einer besonders guten Startposition fürs Ausmisten und Aufräumen. Von Fristen – was Unternehmer beachten müssen Die gesetzliche Grundlage, die für Firmen- chefs beim Ausmisten der Buchhaltung gilt, ist klar: Handels- und Steuerrecht ge- ben Aufbewahrungsfristen vor, an die sie sich halten müssen – in der Regel sechs Jahre oder zehn Jahre. Geht eine Rech- nung verloren, die ein Betriebsprüfer noch Jahre später sehen wollen könnte, weil sie die Rechtmäßigkeit eines Betriebsausga- ben- oder Vorsteuerabzugs belegt, würde das teuer. Unternehmer sollten, bevor sie steuerlich relevante Unterlagen wegwerfen, sicherheitshalber den Steuerberater fra- gen, welche Aufbewahrungsfrist dafür gilt. Denn die ist nicht immer ganz einfach zu berechnen – sie beginnt nicht mit dem Ab- lauf des genannten Jahres, sondern „stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.“ Und bei Vertragsunterlagen nach Ablauf des Vertrags. Wer es richtig machen will, bewahrt Unterlagen also im Zweifel ein oder zwei Jahre länger auf. Über Details informiert der Steuerberater. Der Privatkram – kein Kleinvieh Und dann gibt es natürlich den Privatkram. Beim Ausmisten empfiehlt sich auch und gerade Unternehmern ein tiefer Blick in ihre privaten Unterlagen, etwa die Versi- cherungsunterlagen. Der jährliche Wech- seltermin für die private Kfz-Versicherung zum November etwa ist nicht so weit ent- fernt, wie es klingt. Man sollte ihn im Ka- lender notieren. Und sich beizeiten über das Thema Auto hinaus generell fragen: Passt mein Versicherungsschutz noch, ist er sinnvoll? Das betrifft – für gesetzlich ebenso wie privat Versicherte – neben der Kranken- und Pflegeversicherung inklusive Zusatzversicherungen auch Haftpflicht- und Hausratversicherung. Zur Absiche- rung dringend empfehlenswert ist auch eine Berufsunfähigkeitsversicherung und für alle, die eine Familie abzusichern ha- ben, eine Risikolebensversicherung – falls noch nicht geschehen, sollten Unternehmer hierfür bald Angebote einholen. Und dabei auch gezielt danach fragen, ob diese so gestaltet sind, dass die Beiträge steuerlich abzugsfähig sind. Der Steuerberater weiß, worauf Unternehmer dabei achten müssen. Alle Versicherungen an Bord? Bei der Gelegenheit sollten Unternehmer auch checken, ob der Schutz in der ge- setzlichen Unfallversicherung auch sie einschließt – dies nötigenfalls jetzt zusätz- lich abzuschließen, ist günstig und lohnt meistens. Sinnvoll kann eine Auslandsrei- seversicherung für Familien sein – spätes- tens wenn die Kinder auf Klassenreise ins Ausland fahren. Zudem gilt es zu prüfen, ob Risiken doppelt abgesichert sind, etwa durch Kfz-Auslandsservice-Police und so- wie die Mitgliedschaft im Automobilclub. Bei wichtigen Policen wie Haftpflicht-, Hausrat- oder Wohngebäudeversiche- rung muss geklärt werden, ob der Schutz ausreicht, und gegebenenfalls angepasst werden. Manche Policen wie Handy- oder Laptop-Versicherung sollten darauf geprüft werden, ob sie überhaupt sinnvoll sind. So ein Policen-Update kann Geld sparen und die Absicherung verbessern. Diese Unterlagen bleiben – Aufbewah- rungsfrist hin oder her Bei privaten Unterlagen gelten andere Auf- bewahrungsfristen als bei den geschäftli- chen Unterlagen. Während sie für betrieb- liche Belege immer mindestens sechs oder zehn Jahre betragen, müssen auch Unter- nehmer die im Privatbereich anfallenden steuerrelevanten Belege nur zwei Jahre lang aufbewahren – plus Puffer für offene Steuerbescheide. Aber es gibt private Un- Ausmisten ist eine wunderbare Angelegenheit. Plötzlich stehen wieder ganze Regalmeter oder Ecken in Büro und Lagerraum zur Verfügung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Energie für weitere Taten.