Computer-Telefax, digital als Web-Download
oder in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das
bei der Aufbewahrung angewendete Verfah-
ren und die Prozesse müssen den Grund-
sätzen ordnungsgemäßer Buchführung und
DV-gestützter Buchführungssysteme und
den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entspre-
chen.
Die aufbewahrten Rechnungen müssen
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
jederzeit lesbar und maschinell auswertbar
sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern
gilt auch für andere für die Besteuerung re-
levanten elektronischen Unterlagen, wie z. B.
die elektronische Buchführung und Gewinn
ermittlung oder elektronische Geschäfts-
briefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei
einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.
Es ist darauf hinzuweisen, dass elektro-
nische Rechnungen zwingend elektronisch
während der Dauer der Aufbewahrungs-
frist auf einem Datenträger aufzubewahren
sind, der keine Änderungen mehr zulässt.
Hierzu gehören insbesondere nur einmal
beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbe-
wahrung einer elektronischen Rechnung als
Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zu-
lässig.
Pfichtangaben einer Rechnung.
An dieser
Stelle möchten wir auch auf Pfichtangaben
einer Rechnung aufmerksam machen.
Ordnungsgemäße Rechnungen müssen
weiterhin folgende Pfichtangaben zwingend
enthalten, damit der Rechnungsempfänger
hieraus den Vorsteuerabzug erhält (§ 14 Abs.
4 UStG):
»»
vollständiger Name und Anschrift des
Leistenden und des Leistungsempfän-
gers;
»»
Steuernummer oder Umsatzsteuer-
Identifkationsnummer (USt-IdNr.) des
leistenden Unternehmers;
»»
Ausstellungsdatum;
»»
die einmalig vergebene, fortlaufende
Rechnungsnummer;
»»
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen
Leistung;
»»
das nach Steuersätzen und einzelnen
Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte
(Netto-)Entgelt, jede im Voraus vereinbar-
te Entgeltminderung, sofern sie nicht im
Entgelt berücksichtigt ist;
»»
den anzuwendenden Steuersatz, den Um-
satzsteuerbetrag oder ggf. einen Hinweis
auf die jeweilig geltende Steuerbefreiung;
»»
Menge und Art der Lieferung oder Um-
fang und Art der sonstigen Leistung;
»»
Hinweis auf 2-jährige Aufbewahrungs-
pficht bei Grundstücksleistungen;
»»
Bei Kleinbetragsrechnungen (brutto bis
zu 150 Euro) müssen der Leistungs-
empfänger, die USt-IdNr. sowie eine
Rechnungsnummer nicht angegeben
werden. Zudem reicht die Angabe des
Bruttobetrags sowie des zutreffenden
Steuersatzes aus. Die gleichen Erleich-
terungen gelten bei Fahrausweisen über
eine Personenbeförderung. Unterliegt
diese dem ermäßigten Steuersatz, ist die
Angabe des Steuersatzes entbehrlich.
Diese Erleichterungen gelten nicht für die
Beförderung mit einem Taxi oder für die
Vermietung von Autos.
Stephan Zicha
Tel.: 05139. 99 07-0
s.zicha@hsp-steuer.de
Herr Dipl.-Betriebswirt (FH)
Stephan Zicha
ist
Steuerberater und geschäftsführender Partner
der HSP STEUER Lindenberg und Zicha Steuer-
berater Partnerschaftsgesellschaft.
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DAS QUARTAL 3.11
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