DAS QUARTAL 2.2020

DAS QUARTAL 2.20 11 Themen im Fokus besten sollten die Beschäftigten überall mit einheitlicher Hard- und Software arbeiten können – falls nötig etwa am Schreibtisch ihrer Kollegen. Das erleichtert die Bedie- nung, macht die Wartung kostengünstiger und verhindert, dass beispielsweise ein Do- kument sich nicht an jedem Computer öff- nen lässt. Ebenfalls wichtig ist die Frage der IT-Sicherheit. Drucker etwa sollten genauso gut geschützt sein wie Rechner – bei einer Einbindung ins WLAN unbedingt durch ei- gene starke Passworte. Zur Entscheidung über die technische Ausrüstung gehört außerdem, ob alle Mitarbeiter ein Smart- phone mit bestimmten Apps bekommen. Interne Kommunikation und Produktivität könnten sich dadurch verbessern. Solche Überlegungen sollten aber zuerst mit dem Anwalt besprochen werden. Auch organisatorische Abläufe müssen angepasst werden Organisatorische Verbesserung: Digitalisie- rung am Arbeitsplatz ist weit mehr als eine technische Frage. Viele Software-Lösungen können ihre vollständige Wirkung erst dann entfalten, wenn die Prozesse im Unterneh- men optimiert sind. Manchmal ergibt sich diese Optimierung aus dem Einsatz der Software. Aber mindestens ebenso oft muss der Firmenchef selbst mit seinen Beschäf- tigten klären, welcher Arbeitsablauf für den Betrieb am besten wäre. Der wird dann in die digitale Welt übertragen. Wobei immer eine Maxime gilt: Analoge Arbeitsschritte sind zu vermeiden. Nur durchgängige Di- gitalisierung macht die Büroarbeit wirklich effizienter. Das bedeutet etwa, eingehende Dokumente konsequent durch Einscannen zu digitalisieren. Also ist zu prüfen, ob die technische Ausstattung dies ermöglicht. Und – vor der vermeintlich notwendigen Anschaffung eines Scanners – zu prüfen, ob nicht das Outsourcing des Einscannens die beste Lösung wäre. Auch hier allerdings sollten Firmenchefs vor Entscheidungen ex- ternen Rat einholen. Der Steuerberater weiß beispielsweise, wie kaufmännische Prozes- se sich optimieren lassen. Der Anwalt prüft Verträge mit Dienstleistern. Hohes persönliches Engagement von Chef und Mitarbeitern Persönliches Engagement: Digitalisierung am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema für Firmenchefs, die es aber vor allem aus unternehmerischer Perspektive betrachten. Doch Mitarbeiter wissen aus ihrer täglichen Erfahrung ebenfalls, welche Prozesse sich verbessern lassen oder wo eine Software- Lösung nicht rundläuft. Deshalb sollten sie in solche Projekte eingebunden sein. Ist die Digitalisierung am Arbeitsplatz dann Reali- tät, brauchen Beschäftigte natürlich Schu- lungen für neue Abläufe und Technologien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, kann keine guten Ergebnisse liefern. Das Resultat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mitarbeiter. „Wir brauchen kreative Menschen, die aus Daten Informationen machen – und so neue Geschäftsmodelle entwickeln und Arbeitsprozesse perfektio- nieren“, so Andreas Boes, Direktor des Bay- erischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation. „Wir brauchen Beschäftig- te, die neue, innovative Ideen haben.“ Das können viele Mitarbeiter mithilfe digitaler Technologien leisten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mitnimmt, indem er ihre Meinung erfragt, sie schult und sie motiviert. Digitalisierung am Arbeitsplatz sollte alle Mitarbeiter erreichen Das im Zusammenhang mit der Digitali- sierung am Arbeitsplatz wichtige Thema Home-Office hat zwei Aspekte. Manchmal lässt sich das Arbeiten von zu Hause erst durch den Einsatz neuer Technologien er- möglichen. Betritt das Unternehmen mit der technischen Aufrüstung also auch ar- beitsorganisatorisches Neuland, sind viele Aspekte mit dem Anwalt zu klären. Themen wie Versicherung im Home-Office, Klauseln im Arbeitsvertrag oder Arbeitserfassung und -kontrolle. Besteht die Erlaubnis zum Home-Office schon länger, ist die dort ge - nutzte technische Ausstattung analog zur Digitalisierung am Arbeitsplatz im Büro zu ergänzen. Sonst klappt es nicht mit der durchgängigen technischen und or- ganisatorischen Standardisierung, einem erklärten Ziel der meisten Programme zur Digitalisierung. Dass dies immer mehr Un- ternehmer umfassend verstehen, belegen die Ergebnisse der DATEV-Studie „Digitale Prozesse im Handwerk“: Jeder fünfte Be- trieb setzt auf komplett digitale Prozesse. Vor allem jüngere Firmenchefs moder- nisieren die kaufmännische Abwicklung umfassend. Digitalisierung am Arbeitsplatz ist aber kei- neswegs nur ein Thema für Büroangestellte oder bei Investitionen in neue Produkti- onsanlagen. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Handwerksunternehmen können die Mitarbeiter davon profitieren, wenn der Chef entsprechende Lösungen intelligent einsetzt. Vorbildlich dafür ist die Digitalisierung bei der Bäckerei Huth. Ein einfaches Beispiel für wirksame Digi- talisierung am Arbeitsplatz: Bei Huth dient ein Team-Netzwerk namens „Teambook“ als Wissensplattform und zum Informati- onsaustausch, das etwa auch die Verkäu- ferinnen am Tresen nutzen. Statt analoger Ordner stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommunikation ist dadurch schneller und die Verwaltung schlanker geworden. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg