DAS QUARTAL 3.2019

Beim Einrichten einer Telko kommt es auf die Details an Telefon- und Videokonferenzen sparen Zeit und Geld. Wer eine Telko einrichten will, muss sich aber mit der Technik vertraut machen, um Pannen zu vermeiden. Nur dann können virtuelle Meetings oder Präsentationen die Zahl der langwierigen und teuren Dienstreisen nachhaltig reduzieren. Text: Midia Nuri M oderne Technik erleichtert Unter- nehmern in vielen Bereichen das Leben. Von besonders großem Vorteil sind virtuelle Konferenzen, Besprechun- gen oder Präsentationen. Statt jeden in einem Projekt engagierten Mitarbeiter zum Meeting anreisen zu lassen, organisiert der Firmenchef einfach eine Video- oder Telefonkonferenz. Dann können alle, die gebraucht werden, bequemaus ihremBüro, aus dem Homeoffice oder von unterwegs teilnehmen. Nach dem ersten persönlichen Kennenlernen klappt das auch mit Ge- schäftspartnern – etwa, wenn technische Details oder Zeitpläne zu besprechen sind. Die Beteiligten sparen sich damit Zeit und Kosten für die An- und Abreise. Zudem verkürzen virtuelle Konferenzen meistens die Dauer der Besprechung. Man tauscht sich konzentrierter aus und hält sich weder mit Smalltalk noch wiederholten Zigaret- tenpausen auf. Diese Art der Besprechung ist also in vielerlei Hinsicht effizienter. Ob der Unternehmer dabei eher eine Tele- fonkonferenz oder eine Videokonferenz bevorzugt, ist letztlich Geschmacksache. Wichtig dagegen ist: Der Organisator muss die Telko richtig einrichten. Per Collaboration-Tool lässt sich eine Tel- ko gut einrichten Die Ideallösung gerade mit Blick auf das Einrichten einer Telko oder Videokon- ferenz ist eine Telefonanlage mit einem sogenannten Collaboration-Tool. Mithil- fe so einer Software können Anwender an verschiedenen Standorten parallel an einem Projekt oder Thema arbeiten. Sie schauen sich dabei buchstäblich über die Schulter: Jeder kann online auf Dokumen- te zugreifen und Änderungen eingeben, die für alle anderen sofort nachvollziehbar sind. Mit einer eingebauten Videokon- ferenzschaltung können sich die Konfe- renzteilnehmer sogar sehen. Zwei Stunden Videokonferenz statt ein halbes Dutzend Projektmitarbeiter durch die Lande fahren zu lassen – eine schöne Ersparnis. Selbst wenn man neben den Kosten für die Tech- nik auch den Aufwand für Einführung und Schulung berücksichtigt. Natürlich sollten Unternehmer hierbei stets Datensicher- heit und Datenschutz sicherstellen. Da ist bestimmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu besprechen, am besten einem Experten für IT-Recht. Mit integrierten Lösungen ist eine Telko besonders bequem Inzwischen gibt es zahlreiche technische Lösungen für Telefonkonferenzen. Die In- vestition in eine eigene Telefonanlage mit den entsprechenden Möglichkeiten kann sich auch für kleinere Unternehmen lohnen. Das ist mit Blick auf Abhörsicherheit insbe- sondere dann sinnvoll, wenn Projektbetei- ligte oft sensible technische oder finanzielle Aspekte eines Vorhabens besprechen. Ob sich Kauf oder Leasing lohnt, dazu sollten Firmenchefs ihren Steuerberater fragen. Eine Telko einrichten ist mit diesen Lösun- gen praktisch ein Kinderspiel. Aber Unter- nehmer können sich dem Thema auch nähern, ohne eine spezielle Telefonanla- ge anzuschaffen. Entsprechende Dienste müssen nicht zwingend in die Hardware in- tegriert sein. Bekannt – und für jedermann leicht nutzbar – sind auch Dienste wie Skype oder Facetime. Telefonisch lassen sich Ansprechpartner außerdem etwa per Smartphone einfach zusammenschalten – nur bei vielen Gesprächspartnern kann das manchmal etwas unpraktisch sein, weil die Gesprächspartner angerufen werden müs- sen – anstatt sich einzuwählen. Beim Einrichten einer Telko auf die Tücken der Technik achten Als Alternative bietet sich der Telkoservice eines Festnetzbetreibers oder speziellen Dienstleisters an. Die Telekommunikati- onsunternehmen bieten ihren Kunden für wenig Geld eine zentrale Einwahlnummer für Telefonkonferenzen. Auch für den re- gelmäßigen telefonischen Austausch gibt es viele interessante Angebote bis hin zu Flatrates, etwa von der Telekom. Ihre Ein- fachheit macht Telkos so bestechend. Bleibt nur noch, die Tücken der Technik zu umgehen. Man sollte sich Funktionen, Besonderheiten und Einschränkungen der Telefonkonferenz-Tools genau anse- hen, bevor man das erste Mal ein virtuel- les Treffen veranstaltet. Wichtig ist etwa, beim Einrichten einer Telko über einen Telekommunikationsanbieter das Meeting nicht zu kurz anzusetzen. Sonst fliegen alle Gesprächspartner unversehens mitten in der Telko aus der Leitung und der Verant- wortliche muss schnell eine neue Schal- te organisieren. Es gibt also so manches überraschende Detail zu beachten. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Video- konferenz oder Telko einiges an Zeit und Aufwand. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg DAS QUARTAL 3.19 28 Themen im Fokus