DAS QUARTAL 3.2019

DAS QUARTAL 3.19 11 Themen im Fokus • Aufgaben aufschreiben. In die To- do-Liste gehört alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklusive Mittagessen und dem, was am abgelaufenen Tag nicht erledigt wurde. • Länge schätzen. Für jede Aufgabe ist festzuhalten, wie lange sie erfahrungs- gemäß dauert. So entsteht ein realisti- scher Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat. • Pufferzeit einplanen. Laut Seiwert sollte die Hälfte der verfügbaren Zeit fest ver- plant werden. Der Rest wird für Unvor- hergesehenes und soziale Aktivitäten gebraucht. • Entscheidungen treffen. Zur Planung gehört Priorisierung: Was muss mor- gen sein, was lässt sich auf nächste Woche verschieben. Hier helfen Pareto oder ABC-Analyse. • Nachkontrolle. Verschieben heißt nicht auf die lange Bank schieben. Darum ist zu kontrollieren, ob vomVortag übertra- gene Aufgaben noch aktuell sind oder gestrichen werden können. Falls nicht, gilt es, die Prioritäten zu überprüfen. Wichtigkeit und Dringlichkeit nach dem Eisenhower-Prinzip Als Klassiker des Zeitmanagements gilt das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten. Es handelt sich um eine Vier-Felder-Matrix mit den Dimensio- nen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Und sie ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erledigt sein muss. Daraus ergeben sich vier Kategorien: • Wichtig und dringlich: Was zur Errei- chung von Zielen von höchstemWert ist, wird sofort selbst erledigt. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirklich erledigt wurden. • Wichtig, aber nicht dringlich: Auch darum kümmert sich der Chef selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeitpunkt für die Er- ledi- gung dieser A u f g a - ben zu set- zen. • Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, können aber an Mitarbeiter delegiert werden. • Weder wichtig noch dringlich: Was weder der Zielerreichung dient noch in einem bestimmten Zeitraumerledigt seinmuss, bleibt bei Überlastung einfach liegen. Zeit im Team planen mit der Kanban-Tafel Die Kanban-Tafel stammt ursprünglich aus der Autoindustrie: Toyota hat damit die Lagerbestände reduziert und den Pro- duktionsablauf optimiert. Mit der Metho- de lassen sich aber generell zahlreiche, oft parallel ablaufende Arbeitsschritte über- wachen beziehungsweise Fortschritte do- kumentieren. Die Kanban-Tafel zeigt sehr übersichtlich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Fertigung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpäs- se frühzeitig erkennen und beheben lassen. Aber auch das Zeitmanagement profitiert von dieser Art der Visualisierung. Dafür wird die Kanban-Tafel in die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unterteilt. In der jeweiligen Spalte kleben Haftnotizen mit Aufgaben. Wer das Sys- tem verfeinern will, kann den Aufgaben ver- schiedene Farben geben, die die jeweilige Dringlichkeit symbolisieren. So ist etwa auf einen Blick zu erkennen, ob wichtige Din- ge noch unerledigt sind, während bereits an weniger wichtigen gearbeitet wird. Die Kanban-Tafel erleichtert vor allem das Pri- oritäten- und Zeitmanagement in Teams. Persönliches Arbeiten optimieren mit der Pomodoro-Technik Neben diesen übergreifenden Herange- hensweisen ans umfassende Zeitmanage- ment gibt es auch zahlreiche Methoden, wie sich einzelne Aufgaben effizienter er- ledigen lassen. Dazu zählt etwa die soge- nannte Pomodoro-Technik. Hierbei wird der Aufwand zur Bearbeitung von Aufgaben mit ganz einfachen technischen Hilfsmitteln erfasst und dokumentiert, was wiederum die weitere Planung und durch häufigere Pausen zugleich die geistige Beweglich- keit verbessern soll. Die Aufgabe wird in Arbeitsschritte von jeweils 25 Minuten unterteilt – wenn der Wecker klingelt, folgt zwingend eine fünfminütige Pause. Nach vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungsphase wird eine priorisierte Aufgabenliste für den Tag erstellt. Ist eine Aufgabe erledigt, fliegt sie von der Liste, was ein Erfolgsgefühl gibt. Die zur Dauer der Bearbeitung erfassten Daten helfen, künftig den Zeitaufwand bes- ser zu planen. Wichtig ist, keine Ablenkung zuzulassen, sondern etwa Anrufer auf die Mailbox zu lenken und erst später zurück- zurufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten. Technische Hilfsmittel für Zeitmanagement • Klassische Zeitplanung auf Papier; di- verse Anbieter vertreiben immer noch Arbeitshilfen und Checklisten, mit de- nen sich der Tag organisieren lässt. • Allgemein für diese Aufgabe entwickelte Software, die oft aus den Vorlagen der papierbasierten Lösungen entstanden ist und sie umweitere Funktionen ergänzt. • Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zum Zeitmanagement basieren und deren Herangehensweise etwa in Form von Kalender und To-do-Listen abbilden. • Umfassende Lösungen, bei denen ver- schiedeneMethoden oder Techniken zum Zeitmanagement integriert sind und sich neben Pareto auch Mindmapping findet. • Cloud-Lösungen, die selbst nur Termi- ne verwalten, aber mit ausgefeilteren Softwarepaketen gekoppelt werden können und so stets nutzbar sind. Generell werden viele Ideen zum besseren Zeitmanagement wie etwa Pomodoro in Apps verpackt. Ob man damit zurecht- kommt und die Funktionen wirklich helfen, muss aber jeder selbst ausprobieren – nicht zuletzt mit Blick auf die technische Umgebung und die Frage, ob weitere Nut- zer eingebunden werden sollen. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg