DAS QUARTAL 2.2018

Frank Kurowski • Stormstr. 1a • 29664 Walsrode • Tel.: 0 51 61- 787 25 85 • info@sd-mediendesign.de • www.sd -mediendesign. DAS QUARTAL 2.18 11 THEMEN IM FoKUS als einer Handvoll Mitarbeiter kaum be- wältigen lassen – zumal, wenn frühere Urlaube berücksichtigt und Übersichten über genommene beziehungsweise noch offene Urlaubstage tagesaktuell verfüg- bar sein sollen. Daher empfiehlt sich die Urlaubsplanung mithilfe einer Software. Viele kaufmännische Lösungen enthalten dafür komfortabel zu bedienende Tools. Sinnvoll ist, in diesem Zusammenhang nicht nur die Urlaubstage zu erfassen und zu betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entstehenden Anspruch auf freie Ausgleichstage. Formulieren Sie klare Regeln zum Um- gang mit Resturlaub Selbst wenn es sonst bei der Urlaubsplanung keine Probleme gibt und der Firmenchef aus Angst vor einem Bürokratiemonster keine umfassenden Regelungen vorgeben will – zumindest der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr sollte eindeutig geklärt und jeder einzelne Mitarbeiter darüber aufge- klärt sein. Auch der Mythenbildung kann so wirkungsvoll begegnet werden. Der Jahresurlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter recht- zeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offe- ne Urlaubstage tatsächlich ohne Probleme für die Betriebsabläufe genommen werden können, also spätestens im September. Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen: Natürlich kann Resturlaub ent- stehen, weil etwa ein überraschender Groß- auftrag hereinkommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Aus- nahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmigung sig- nalisieren, dass es nur eine Ausnahme ist. Übrige Tage müssen bis 31. März genom- men werden: Um ein stetes Anwachsen des genehmigten Resturlaubs zu vermei- den, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Unternehmer dies ermög- lichen muss. Bei längerer Krankheit gelten Sonderrege- lungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann seinen Urlaub na- türlich nicht nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächs- ten Jahres verfällt. Resturlaub wird nur bei Kündigungen aus- gezahlt: Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass Urlaub der Erholung dienen soll und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövriermasse, die sich irgend- wann gegen Geld eintauschen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zustehenden Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finan- zielle Ausgleich individuell mit Anwalt oder Steuerberater berechnet werden. Besprechen Sie mögliche Sonderfälle mit dem Anwalt Bestand des Urlaubsanspruchs bei Eltern- zeit oder längerer Krankheit, Auszahlung nicht genommener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonderbehand- lung wegen religiöser Gründe – beim The- ma Urlaub gibt es viele Aspekte, die lieber ein echter Experte beurteilt. Unternehmer sollten sich sofort mit ihrem Anwalt aus- tauschen, wenn ungewöhnliche Fragen auftauchen. Es ist besser, frühzeitig den Rat eines Spezialisten einzuholen, als eine möglicherweise teure Fehlentscheidung zu treffen. Finanzielle und steuerliche Auswirkungen von Urlaub prüfen Das Thema Resturlaub wirkt sich auch auf die Buchführung aus. Werden Ansprü- che auf Urlaubstage ins Folgejahr mitge- nommen, entstehen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflichtun- gen. Sollte der Beschäftigte beispielswei- se sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finanziellen Zahlungen wegen überraschender Kündigung wären solche Resttage zu berücksichtigen. Entsprechend müssen deshalb Urlaubsrückstellungen gebildet werden. Dies sollten Arbeitgeber mit ihrem Steuerberater besprechen. Sinn- voll wäre, eine kaufmännische Software zu nutzen, die diesen Punkt automatisch be- rücksichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Gruppen kalkulierte Urlaubsrückstellungen berücksichtigt. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg