DAS QUARTAL 4.2019

So beteiligen Sie den Fiskus am Geschäftsessen Ohne ein leckeres Essen arbeitet es sich nur halb so gut. Damit eine Bewirtung zum Geschäftsessen wird, sollten Sie die Formalien kennen, die das Finanzamt verlangt. Wir sagen Ihnen, wann und wie Sie betriebliche Bewirtungen steuerlich geltend machen können. Text: DATEV E ssengehörtzumLebendazu–deswegen betrachtet es das Finanzamt eigentlich als Privatsache, egal, ob Sie im Restaurant, in der Kantine oder daheimspeisen. Anders sieht die Sache jedoch aus, wennSie Kunden zumGeschäftsessen insRestaurant einladen oder IhrenMitarbeitern einCateringwährend eines anstrengenden Projekts spendieren. Danngeht dasFinanzamt davonaus, dassdie Bewirtungbetrieblichveranlasst ist. DieFolge: Sie können die Ausgaben dafür steuerlich geltendmachen. ZudiesenBewirtungskosten gehören vor allem die Ausgaben für Essen undGetränke, aber auchdasTrinkgeld für den Kellner oder die Gebühren an der Garderobe. Geschäftsessen für Kunden oder Bewirtung der Mitarbeiter Die Finanzverwaltung unterscheidet bei der Bewirtung, wen Sie einladen. Entweder die Bewirtung findet aus nicht geschäftlichem Anlass statt – dabei handelt es sich in der Regel um die Bewirtung der Mitarbeiter – oder es gibt einen geschäftlichen Anlass. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie einen Kunden nach erfolgreichemVertragsabschluss zum Geschäftsessen einladen. Auch Restaurantbesuche mit Lieferanten, Bera- tern oder selbst po- tenziellen Kunden betrachtet das Finanzamt als Geschäfts- essen. Denn der Ge- schäfts- abschluss als sol- cher ist n i c h t entschei- dend da- für, ob Sie die Kosten für das Ge- schäftsessen absetzen dür- fen. Ob das Ge- schäftsessen sich später tatsächlich für Sie in mehr Umsatz nie- derschlägt, hat das Finanz- amt damit nicht zu interessieren. Wichtig ist, dass Sie die Formalien für derartige Geschäftsessen beachten. So müssen Sie die Kosten in Ihrer Buchhal- tung getrennt aufzeichnen. Der berufliche oder betriebliche Anlass muss deutlich aus dem Beleg der Bewirtung hervorgehen. Sie benötigen einen maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Regis- trierkasse. Eben eine ordnungsgemäße Rechnung, wie sie das Umsatzsteuerge- setz vorschreibt. Denken Sie später daran, den Bewirtungsbeleg zu kopieren oder einzuscannen. Meist handelt es sich bei den Restaurant-Quittungen um Belege auf Thermopapier, die die zehnjährige Aufbe- wahrungsfrist nicht lesbar überstehen. Anlass: so konkret wie möglich Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Na- men aller Teilnehmer, der Anlass der Bewir- tung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnenPreise aufgeführt sein. Die Adressen der Teilnehmer sind nicht erforder- lich, aber das Finanzamt darf im Zweifelsfall nachhaken. Den Anlass sollten Sie möglichst detailliert beschreiben und sich nicht auf das Stichwort „Geschäftsessen“ beschränken. Achten Sie auch darauf, dass das verzehr- te Menü genau auf der Rechnung steht. Ein Sammelbegriff wie „Speisen und Getränke“ führt in aller Regel dazu, dass das Finanzamt denBetriebsausgabenabzug streicht. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die Angaben korrekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu vervollständigen, füllen Sie ihn daher am besten direkt imRestaurant aus. Die Kosten für das Geschäftsessen dürfen Sie lediglich zu 70 Prozent als Betriebs- ausgaben absetzen – essen müssen Sie schließlich sowieso. Der beschränkte Abzug gilt jedoch nur für die einkommensteuerli- che Seite. Bei der Umsatzsteuer können Sie den 100-prozentigen Vorsteuerabzug aus der Bewirtungsrechnung nutzen. Auch die Aufzeichnungspflichten greifen hier nicht. Damit können Sie die Vorsteuer aus Bewir- tungsbelegen auch dann geltend machen, wenn Sie nicht an die formalen Aufzeich- nungspflichten für Geschäftsessen gedacht haben. Dies gilt nach aktueller Rechtspre- chung selbst dann, wenn die Pflichtangaben auf Bewirtungsbelegen nicht zeitnah und zunächst nicht vollständig erfasst wurden. Voller Steuerabzug fürMitarbeiter-Bewirtung Spendieren Sie Ihren Angestellten ein Es- sen oder lassen die Bewirtung für eine langwierige Besprechung ins Haus liefern, dürfen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steuerlich ansetzen. Das gilt aber nur, wenn wirklich alle Verköstigten zu Ihren Mitarbei- tern gehören. Sobald auch nur eine Person am Essen teilnimmt, die nicht zu Ihren Mit- arbeitern zählt, wird aus dem betrieblichen ein geschäftlicher Anlass – und die Ausga- ben sind nur noch beschränkt abzugsfähig. Bewirten Sie Ihre Arbeitnehmer, sollten Sie den Anlass begründen. Das können Sie zum Beispiel mit dem Ablauf einer internen Schulung oder der Tagesordnung einer Pro- jektbesprechung tun. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob es sich umeine Bewirtung aus besonderemAnlass handelt oder umein Belohnungsessen außer Haus. Die Bewirtung der Angestellten ist bei einemaußergewöhn- lichen Arbeitseinsatz steuer- und sozialver- sicherungsfrei. Dieser ist beispielsweise ge- geben, wenn innerhalb kurzer Zeit viel Arbeit zu tun ist. Außergewöhnliche betriebliche Besprechungen können ebenfalls Anlass für ein Arbeitsessen sein. Entscheidend ist, dass solche Essen nicht regelmäßig stattfinden. Allerdings dürfen Sie pro Mitarbeiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgeben. Diese Freigrenze sollten Sie un- bedingt beachten. Denn wenn die Kosten pro Arbeitnehmer den Betrag auch nur um einen Cent übersteigen, wird die komplette Summe steuerpflichtig. Das Belohnungs- essen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restaurant nach der monatlichen Teamsitzung – zählt zum Arbeitslohn und ist damit lohnsteuer- und sozialversiche- rungspflichtig. Hier können Sie jedoch die Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 44 Euro nutzen, wenn diese nicht schon durch andere Zuwendungen ausgeschöpft ist. Dazu müssen kein persönliches Ereignis und kein betrieblicher Anlass vorliegen. Das setzt aber voraus, dass diese Freigrenze im betreffenden Monat noch nicht durch ande- re Sachbezüge – zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine – aufgebraucht worden ist. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg DAS QUARTAL 4.19 28 Themen im Fokus