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DAS QUARTAL 1.12
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THEMEN IM FOKUS
Rechnungswesen-Komponente übergeben
werden, verknüpfen sich automatisch mit
dem in der Dokumentenablage gespeicherten
Beleg. So steht das Belegbild auch in der Fi-
nanzbuchführung zur Ansicht zur Verfügung.
Die Rechnungswesen-Komponente meldet
Buchungsinformationen an die Dokumente-
nablage zurück, sodass auch außerhalb der
Finanzbuchführung zu sehen ist, wie ein Ver-
kaufsbeleg gebucht wurde. Diese Einsicht
kann auch hier wieder über die Nutzungskon-
trolle für bestimmte Benutzer eingeschränkt
werden. Eingescannte und in der Dokumen-
tenablage gespeicherte Eingangsrechnungen
stehen für das digitale Belegbuchen in der
Komponente Rechnungswesen pro oder
Rechnungswesen Einzelplatz pro zur Ver-
fügung.
finden. Via Nutzungskontrolle, eine ergänzen-
de Anwendung zur Verteilung der Zugangs-
rechte in den DATEV-Programmen, kann ge-
nau definiert werden, für welche Anwender
welche Dokumente sichtbar sein sollen – so
sind auch vertrauliche Dokumente in der Ab-
lage gut aufgehoben. In der Kundenliste zeigt
die „Schnellinfo“ alle zu einem markierten
Kunden abgelegten Belege und Dokumente
an. So kann der Anwender unabhängig vom
aktuellen Arbeitsschritt immer direkt auf die
gerade benötigten Schriftstücke zugreifen.
Intelligente Filter- und Suchfunktionen er-
möglichen auf unterschiedlichsten Wegen das
schnelle Finden von Dokumenten, sodass kei-
ne Zeit durch mühsames Wälzen von Ordnern
verloren geht. Dafür lassen sich individuelle
Filterfunktionen einrichten, die mit den be-
sonders oft genutzten Kriterien belegt wer-
den. Die Suche nach Dokumenten funktioniert
direkt über die Ablagestruktur sowie über die
Schnellsuche und die Detailsuche. Die Detail-
suche ermöglicht eine Verfeinerung der
Schnellsuche und addiert mehrere Kriterien,
etwa Datum, Dokumententyp, Status oder Be-
arbeiter, um effizient das gesuchte Schrift-
stück zu selektieren. Fest verankert ist die
Dokumentenablage auch im Auftragswesen.
In ihr werden automatisch alle im Auftrags-
wesen erfassten Belege beim jeweiligen Kun-
den abgelegt, beispielsweise Angebote, Lie-
ferscheine und Rechnungen. Dokumente, die
lokal auf dem PC gespeichert sind, lassen
sich einfach per „Drag and drop“ in die Doku-
mentenablage ziehen. Alternativ können sie
durch den Import-Assistenten in die Doku-
mentenablage übernommen werden. Es ist
auch möglich, mehrere Dokumente auf ein-
mal zu importieren und sie gleich an verschie-
denen Stellen in der Ablage zu hinterlegen.
Außerdem können in diesem Assistenten lose
Blätter, die sinngemäß zusammengehören,
virtuell „aneinandergeheftet“ werden.
Immer der passende Beleg.
Die Dokumen-
tenablage funktioniert auch im Rechnungs-
wesen. Rechnungen oder Gutschriften, die als
Buchungssätze vom Auftragswesen an die
„Wege entstehen dadurch, dass man sie
geht.“ Mit dieser Erkenntnis wollte Franz
Kafka die Menschen ermutigen, abseits aus-
getretener Pfade eigene Spuren zu hinterlas-
sen. Bei der Entwicklung neuer IT-Program-
me folgt auch die DATEV dieser Maxime. Mit
Mittelstand classic pro hat sie eine Komplett-
lösung zur professionellen Softwareunter-
stützung bei allen kaufmännischen Tätigkei-
ten geschaffen, die sich auch für Gründer
eignet. Vom Schreiben eines Angebots oder
einer Rechnung über die Erstellung der Fi-
nanzbuchführung bis zum Electronic Banking
ist jeder Schritt effizient und im Rechner si-
cher aufgehoben. Vor allem aber zeichnet sich
das System durch hohe Anwenderfreundlich-
keit aus, nicht zuletzt durch den Einsatz der
digitalen Dokumentenablage.
Stets das richtige Dokument.
Das integrier-
te Ablagesystem bewahrt alle Schriftstücke
und Dokumente zentral auf, die im Ar-
beitsalltag anfallen (siehe Schaubild). Ein mit
DATEV Mittelstand classic pro erstellter Ver-
kaufsbeleg wird automatisch kundenbezogen
in der Dokumentenablage gespeichert. Dafür
existiert in der Software eine vorgefertigte
Ablagestruktur, die sich an individuelle Be-
dürfnisse anpassen lässt. In der Ablagestruk-
tur können Nutzer die Ordner nach der Logik
bisheriger Systeme benennen und sie zudem
mit untergeordneten Registern versehen.
Außerdem lassen sich bei der Ablage der
Dokumente eindeutige Stichworte oder Noti-
zen hinterlegen. Dies geschieht unter ande-
rem über das Dialogfenster „Eigenschaften“.
Hier werden einem Dokument auch Kriterien
zugewiesen, zum Beispiel die Beschreibung
des Dokuments, Stichworte zum Dokument,
Bearbeiter, Beleginformationen, Details zur
Archivierung oder Ordner, in denen es abge-
legt werden soll. Diese Art der Indizierung
erleichtert und beschleunigt später erheblich
die Suche nach einem bestimmten Dokument.
Hilfreich ist auch die Ansicht „Schnellinfo“.
Mit ihr lassen sich beim Start des Programms
in DATEV Arbeitsplatz pro in der Unterneh-
mensübersicht alle wichtigen Schriftstücke
Digitale Dokumentenablage:
alles Wichtige im Blick
Verkaufsbelege, Rechnungen, Verträge – einige Unterlagen sucht der Firmenchef mit schöner Regelmäßigkeit, weil er sie immer
wieder braucht. Wer Dokumente über eine digitale Ablage direkt aufruft, spart viel Zeit und schont seine Nerven.
Text:
Julia Liebscher
DATEV
Mittelstand classic pro für jeden Bedarf
Welche Programmversion für Ihren Be-
trieb die richtige ist, hängt davon ab, ob Sie
die Lösung nur an einem oder an mehre-
ren Arbeitsplätzen einsetzen möchten,
und richtet sich nach den Anforderungen
Ihrer Buchführung. Ihr Steuerberater
kennt Ihr Unternehmen und kann Sie des-
halb bei der Auswahl der passenden Soft-
ware unterstützen. Mehr Informationen
gibt es unter www.datev.de/mittelstand
oder über unsere kostenlose Hotline mit
der Nummer 0800 3283826.
DATEV DMS classic: Wenn Sie ein Doku-
mentenmanagementsystem suchen, das
zusätzlich zum dargestellten Funktions-
umfang auch eine individuelle Workflow-
Unterstützung bietet und die Revisionssi-
cherheit unterstützt, ist das Programm
DATEV DMS classic die richtige Wahl.
Mehr Informationen finden Sie unter
www.datev.de/dms.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer
Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG,
Nürnberg, Ausgabe 01/2012