DAS QUARTAL 1.2020

Betriebsprüfung der Rentenver- sicherung: Das müssen Sie wissen Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung klärt, ob Beschäftigte richtig ange­ meldet und Versicherungsbeiträge korrekt bezahlt wurden. Fehler werden teuer. Unternehmer sollten das Thema regelmäßig mit ihrem Steuerberater besprechen, um gut auf Kontrollen vorbereitet zu sein. Text: Sigrun an der Heiden S pätestens alle vier Jahre trifft viele Un- ternehmen eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Die Kontrolleure prüfen Lohn- und Gehaltskonten, Anstellungsver- träge, Beitragsabrechnungen, Meldungen zur SozialversicherungsowieAbrechnungsunter- lagen für freieMitarbeiter. Siewollen heraus- finden, ob ein Arbeitgeber alle geschuldeten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung abge- führt hat. Und sie prüfen, ob die Meldungen zu den Sozialversicherungen korrekt erfolgt sind. Auch die UmlagenwegenMutterschaft und für Entgeltfortzahlung imKrankheitsfall sowie das Insolvenzgeld sind Bestandteil der Betriebsprüfung der Rentenversiche- rung. Zudem kontrollieren die Beamten den Insolvenzschutz von Wertguthaben und ob Betriebe die Künstlersozialabgabe gezahlt haben. Meist finden die Prüfer etwas. 2018 überprüften die Rentenversicherungsträger 766.650 Unternehmen und deckten bei rund einem Viertel entweder Abrechnungsfehler odergarAbrechnungsbetrugauf.DieNachfor- derungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Umlagen summierten sich auf knapp eine Milliarde Euro. Hinzu kamen Säumnis- zuschläge von rund 245 Millionen Euro. Ein immenses Risiko für Unternehmen – aber mit Unterstützung des Steuerberaters lassen sich teure Fehler vermeiden. Betriebsprüfung durch Rentenversicherung trifft jeden Betrieb Welche Prüfstelle für ein Unternehmen zuständig ist, hängt von der Betriebs- nummer ab. Diese achtstellige Nummer teilt den Arbeitgebern die Bundesagentur für Arbeit zu. Entscheidend ist die letzte Ziffer. Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft Betriebe mit den Nummern 0 bis 4. Ihre Regionalträger kontrollieren Arbeitgeber mit den Prüfziffern 5 bis 9. Erledigt der Steuerberater die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Meldungen zur Sozialversicherung, entscheidet sei- ne Betriebsnummer. Dann findet die Be - triebsprüfung der Rentenversicherung im Büro des Beraters statt. Meist kommen die Sozialversicherungsprüfer aber in den Be- trieb. Die Beamten müssen ihren Besuch ankündigen – möglichst einen Monat im Voraus, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prüfung. Passt der Termin nicht – weil ein großer Auftrag alle Kapazitäten bindet oder der Geschäftsführer verreist ist – lässt sich eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung nach vorheriger Ab- sprache auch verschieben. Besteht aller- dings der Verdacht, dass ein Arbeitgeber Beiträge hinterzieht oder illegal Beschäf- tigte im Unternehmen arbeiten, rückt der Prüfdienst ohne Vorwarnung an. So läuft eine Betriebsprüfung der Renten- versicherung ab Kontrolleure wie Arbeitgeber haben ein Interesse daran, die Betriebsprüfung der Rentenversicherung zügig durchzuzie- hen. Daher sollten Firmenchefs mit ihrem Steuerberater das Vorgehen für diesen Fall möglichst genau besprechen: Denn Arbeit- geber sind zur Mitwirkung verpflichtet, sie müssen dem Prüfer umfassend Auskunft geben. Die Prüfer dürfen alle Lohn- und Gehaltsunterlagen einsehen. Für sie ist die gesamte Finanzbuchhaltung einschließlich der Aufwandskonten interessant. Auf Ver- langen sind Beitragsabrechnungen, Mel- dungen, Verträge, Betriebsvereinbarungen, Kassenbücher und Journale vorzulegen. Kritisch prüfen die Beamten die Dienst- und Werkverträge mit Blick auf mögliche Scheinselbstständigkeit sowie Unterlagen, welche die Versicherungsfreiheit von Mitar- beitern belegen sollen. Wenn Lohnsteuer- haftungsbescheide aus einer Prüfung des Finanzamts vorliegen, wollen die Kontrol- leure sie sehen. Bei Unregelmäßigkeiten informieren sich die Behörden gegensei- tig. Die Betriebsprüfer der Rentenversiche- rung dürfen Unterlagen kopieren und Daten speichern. Wer ein Lohnabrechnungspro- gramm nutzt, das die elektronisch unter- stützte Betriebsprüfung (euBP) erlaubt, kann der Rentenversicherung die Daten direkt übermitteln. Mancher Hausbesuch ist so überflüssig. Unternehmer machen leicht einen teuren Abrechnungsfehler Hohe Nachforderungen drohen, wenn eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ergibt, dass freie Mitarbeiter scheinselbst- ständig – also versicherungspflichtig – tätig sind. Sicherheit bringt in diesem Punkt eine Statusanfrage bei der Rentenversicherung vor Beginn der Zusammenarbeit. Auch bei der Abrechnung von Minijobbern, Midijob- bern, Studenten, Praktikanten, Rentnern, mitarbeitenden Familienmitgliedern sowie geschäftsführenden Gesellschaftern pas- sieren leicht Fehler. Wer Mitarbeiter nicht korrekt bei Renten-, Kranken-, Pflege-, Ar- beitslosen- und Unfallversicherung anmel- det, den bitten die Betriebsprüfer zur Kasse. Zu diesen Themen sollten sich Firmenchefs regelmäßig mit ihrem Steuerberater aus- tauschen. Besonders der Phantom-Lohn birgt Risiken: Sozialversicherungsbeiträge fallen nämlich auf den geschuldeten, nicht den gezahlten Lohn an. Wer den Tarif- oder Mindestlohn nicht einhält oder falsch rech- net, riskiert saftige Beitragsnachzahlun- gen. Abrechnungsfehler drohen auch bei Dienstwagennutzung, Gehaltsextras und Abfindungen. Vorsicht geboten ist bei Steu - ernachforderungen vom Finanzamt nach Lohnsteueraußenprüfungen. Auch Sozial- versicherungsbeiträge sind dann meistens falsch berechnet. Unternehmer sollten so- fort ihren Steuerberater einschalten und Rat beim zuständigen Rentenversicherungsträ- ger einholen. Andernfalls drohen Säumnis- zuschläge bei der späteren Betriebsprüfung. Beitragsnachzahlungen und Säumniszu- schläge sind Risiko Teuer wird eine Betriebsprüfung der Ren- tenversicherung insbesondere für Firmen- chefs, die das Thema Sozialversicherung generell nicht ernst nehmen. Wer etwa angeblich selbstständige Mitarbeiter ohne jegliches Nachdenken einfach nicht bei den Sozialversicherungen anmeldet, riskiert mehr als ein blaues Auge. Bewerten die Betriebsprüfer der Rentenversicherung bei- spielsweise mitarbeitende Familienmitglie- der als Arbeitnehmer, summieren sich die Beitragsnachforderungen schnell auf hor- rende Beträge. Denn Betriebe müssen für die letzten vier Jahre nachzahlen. Wurden Beiträge vorsätzlich nicht abgeführt, tritt die DAS QUARTAL 1.20 24 THEMEN IM FOKUS