DAS QUARTAL 1.2020

DAS QUARTAL 1.20 13 Themen im Fokus Alte und neue Kassen Haben Unternehmer das Kassensystem vor dem 26.11.2010 angeschafft, stellt sich die Frage, ob es sich überhaupt auf- rüsten lässt. Gibt der Hersteller des Sys- tems hier grünes Licht, ist das System zum 01.01.2020 aufzurüsten, wobei es auch hier nicht beanstandet wird, wenn das System bis zum 30.09.2020 nicht mit der TSE vollumfänglich arbeitet. Ist dieses alte Kassensystem aber gar nicht mehr aufrüstbar, darf es auch nicht nach dem 01.01.2020 eingesetzt werden. Die Betrof- fenen müssen dann eine neue Kasse mit TSE-Vorbereitung erwerben. Für ganz neue Systeme gilt: Erfolgt die Anschaffung nach dem 01.01.2020, dann nur noch mit TSE – genauer gesagt: „Elek- tronische Aufzeichnungssysteme mit An- bindungsmöglichkeit an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und die zertifizierte technische Sicherheitseinrich - tung können unabhängig voneinander be- worben oder In Verkehr gebracht werden.“ Für Systeme, die nicht den Anforderungen entsprechen und dennoch In Verkehr ge- bracht werden, steht ein Bußgeld in Höhe von 25.000 Euro pro Verstoß im Raum. Zwingende Belegausgabe als Bon oder digital Gegen die Bon-Ausgabepflicht, die zum 01.01.2020 auf jeden Unternehmer mit elek- tronischen Kassensystemen zukommt, regt sich derzeit massiver Widerstand. Dennoch macht diese Verpflichtung mit Blick auf das „System Kasse“ durchaus Sinn. Bei der überwiegenden Zahl der „elektro- nischen Registrierkassensysteme“ erfolgt der Abschluss der Aufzeichnung des Bar- geschäfts mit der Erstellung eines Kassen- bons auf Papier. Wenn Kassenbetreiber den Bon nicht ausdrucken, können sie den Ge- schäftsvorfall eventuell abbrechen oder unter geöffneter Kassenschublade einfach weiter- kassieren, ganz ohne nachfolgende Bon-Aus- gabe. Der Kassiervorgang soll transparenter werden, wohl auch für den Betriebsprüfer in Vorbereitung einer Kassen-Nachschau. Ab 01.01.2020 wird bei einer Nichtausgabe des Bons zwar kein Bußgeld erhoben. Der Bun- desfinanzminister ließ aber durchblicken, dass die Nichtausgabe des Kassenbons als ein Indiz für eine nicht ordnungsgemä- ße Kassenführung gewertet werden kann. Beobachtet ein Prüfer die Nichtausgabe, kann das eventuell eine Kassen-Nachschau nach sich ziehen, um die ordnungsmäßige Kassenführung durch Einsichtnahme in die Kassendaten zu überprüfen. Bonpflicht auch elektronisch Neue und moderne Kassensysteme bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, einen elektronischen Bon zu erzeugen. Diese Möglichkeit wird ausdrücklich zugelassen. Wichtig ist die tatsächliche Erstellung eines elektronischen Belegs. Nur eine Anzeige auf einem Display oder Monitor genügt hier nicht den Anforderungen. Der elektronische Bon muss zur Mitnahme für den Kunden in einem elektronischen Standardformat (Grafikdatei, PDF-Bon) vom Unternehmer erzeugt und dem Kunden angeboten wer- den. Der Bon ist natürlich auch im System des Unternehmens zu speichern. Ganz praktisch hat das natürlich auch Auswirkungen auf die Fragestellung zum Kassenbon. Kann das Kassensystem einen Bon sowohl drucken als auch elektronisch übermitteln, stellt sich ab dem 01.01.2020 die Frage, in welcher Form ein Kunde den Beleg zu erhalten wünscht. In der elektroni- schen Variante wird er übermittelt und den Anforderungen ist Genüge getan. Bei einem gedruckten Bon entscheidet der Kunde, ob er ihn mitnimmt oder nicht. Anmeldung des Kassensystems bei der Finanzverwaltung Ursprünglich sollten Kassenbetreiber ihre Systeme zum 01.01.2020 auf amtlichen Vordruck bei der Finanzverwaltung an- melden. Im Angesicht der drohenden An- tragsflut auf Papier hat man rechtzeitig die Anmeldung auf elektronischem Weg eingeschlagen. Sobald eine elektronische Anmeldung von TSE-Kassensystemen möglich ist, erfolgt dies durch Bekanntga- be im Bundesgesetzblatt. Auch hier ist die weitere Entwicklung zu beobachten. Unter- nehmer müssen dann sämtliche Systeme melden und angeben, wenn sie ein System außer Betrieb nehmen. Um hier nicht den Überblick über Fristen und Termine zu verlieren, empfiehlt sich in jedem Fall die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Archivierung von Kassendaten Die Archivierungspflicht von Kassendaten ist kein neues Thema der „Technischen Si- cherheitseinrichtung“ oder des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digita- len Grundaufzeichnungen, sondern basiert auf zahlreichen Regelungen wie z. B. den Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Hilfestellung für eine revisionssichere Archivierung von Kassendaten können Cloudbasierte Lösungen wie das DATEV- Kassenarchiv online bieten. Zusammen mit der Systemtechnik der Kasse bildet es den verlängerten Kassenspeicher. Über eine Schnittstelle des jeweiligen Kassen- herstellers lassen sich so automatisiert sowohl die Kasseneinzeldaten als auch die Tagesabschlussdaten für jeden Tag ins Hochsicherheitsrechenzentrum der DATEV übertragen. Anschließend stehen sie als unveränderbare Daten sowohl dem Steu- erberater über das DATEV-Kassenbuch online als auch auf Anfrage dem Betriebs- prüfer zur Verfügung. Verfahrensdokumentation – Handbuch für Unternehmen Angesichts der Gefahr einer unangekün- digten Kassen-Nachschau ist es wichtig, dass Unternehmer und Betriebsprüfer auf eine Verfahrensdokumentation zurück- greifen können. Da der Gesetzgeber kei- ne Detailangaben zum Inhalt vorschreibt, können Unternehmer ein Handbuch für die technisch und organisatorisch gewoll- ten Prozesse im Unternehmen erstellen. So lassen sich die gewünschten Abläufe und technischen Einrichtungen für Be- triebsprüfer transparent machen. Darüber hinaus dienen sie neuen Mitarbeitern als Orientierung. Inzwischen gibt es dazu auch die Musterverfahrensdokumentation des „Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. (DFKA)“. Sie steht kostenlos zum Download bereit und auch hier empfiehlt sich die gemein - same Bearbeitung mit einem Steuerberater. Wie kürzlich bekannt wurde, möchte eine Initiative im Bundestag eine praxistaugli- che Ausnahmeregelung der Belegausga- bepflicht durch den Bundestag bekommen. Am Freitag, den 13.12.2019, fand hierzu eine erste Lesung statt. Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg