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s erfordert viel Disziplin, die notwendigen
Informationen (Datum, Kilometerstand
zu Beginn und am Ende der Fahrt und im
Falle betrieblicher Fahrten Anlass der Fahrt
und aufgesuchte Geschäftspartner) nach
jeder getätigten Fahrt handschriftlich zu
notieren. Wird die Dokumentation einzelner
Fahrten im Stress doch einmal vergessen,
beginnt eine mühsame Rekonstruktion der
Fahrten, umdie notwendige Lückenlosigkeit
nachträglich zugewährleisten. Hinzu kommt,
dass das Finanzamt bei Fahrtenbüchern
sehr penibel ist. So weckt beispielsweise
schon ein sehr einheitliches Schriftbild den
Verdacht einer nachträglichenManipulation.
Schlimmstenfalls droht letztlich die meist
kostspielige Versteuerung nach der pau-
schalen 1-%-Methode.
Schreiben war gestern
Gute Nachrichten gibt es für alle, die hand-
schriftliche Varianten satt haben: Die Digi-
talisierung hat auch verschiedene Bereiche
der Steuerbranche erreicht. In den letzten
Jahren erobern digitale Lösungen allmäh-
lich den Markt und bieten eine Alternative
gegenüber analogen Pendants und der
pauschalen 1-%-Versteuerung. Die digita-
len Helfer notieren die für das Finanzamt
notwendigen Daten ganz automatisch und
speichern sie auf einem Server. An das
Fahrtenbuchschreiben muss man dem-
nach nicht mehr denken. Nach Ende der
Fahrt können die Fahrten dann verwaltet
werden. Konkret werden sie durch den Nutzer
in der App den Kategorien „Geschäftlich“,
„Privat“ oder „Arbeitsweg“ zugeordnet, damit
im Endeffekt der tatsächliche Privatanteil
ermittelt werden kann. Die Lösungen ge-
wisser Anbieter werden einem digita-
len Helfer besonders gerecht: Sie bieten
meist Erweiterungen, wie eine Software
zur Fuhrparkverwaltung, Features zur Ver-
kehrsanalyse, einen Fahrzeugfinder oder
einen Spritspartrainer, um alle Themen rund
umden Firmenwagen zu optimieren. Wenn
schließlich die nächste Betriebsprüfung
ansteht, kann ein digitales Fahrtenbuch
exportiert und an den Steuerberater oder
das zuständige Finanzamt weitergegeben
werden.
Vorsicht ist besser als Nachsicht:
rechtliche Anforderungen
Blind vertrauen sollte man digitalen Fahr-
tenbüchern nicht. Die rechtlichen Anfor-
derungen sind die Grundvoraussetzung
für eine erfolgreiche Steuerprüfung und
durch das BMF-Schreiben vom 18.11.2009,
BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S
2177/07/10004, geandert durch das BMF-
Schreiben vom 15.11.2012, klar definiert:
Zeitnah, manipulationssicher und lückenlos
ist auch ein elektronisches Fahrtenbuch zu
führen. Die Fahrten müssen einschließlich
des an ihrem Ende erreichten Gesamt-
kilometerstands vollständig und in einem
fortlaufenden Zusammenhang wiederge-
geben werden. Dazu muss die Fahrtener-
fassung unbedingt automatisch starten,
denn sonst entsteht wie auch bei hand-
schriftlichen Varianten das Problem der
Lückenhaftigkeit. Die Manipulationssicher-
heit wird sichergestellt, indem eine nach-
trägliche Veränderung ausgeschlossen ist.
Einzig eine Ergänzung der Daten (beispiels-
weise Anlass der Fahrt, Geschäftspartner
oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt.
Damit die zeitnahe Dokumentation erfüllt
ist, räumt das BMF dazu eine 7-Tage-Frist
ein. Im selbigen Zeitraum müssen die
Fahrten noch den eben genannten Kate-
gorien zugeordnet werden. Im Gegensatz
zum klassischen Fahrtenbuch genügt es
also, die Fahrten erst in der Mittagspause,
nach Feierabend oder am Wochenende zu
kategorisieren, da die Daten selbst ja be-
reits unmittelbar nach der Fahrt erfasst
wurden.
Sind alle digitalen Lösungen gleich?
Zu unterscheiden ist in einem ersten Schritt
zwischen reinen App-Lösungen und Kombi-
lösungen.ReineApp-Lösungensindvergleichs-
weise günstig. In denmeisten Fällen ist davon
aber abzuraten. Das Smartphone muss
nämlich stetsmitgeführt werden und es lässt
sich nur schwer beweisen, dass die Strecke,
die das Smartphone zurückgelegt hat, letzt-
lich mit der des Fahrzeugs übereinstimmt.
Im Gegensatz dazu gibt es Kombilösungen
aus Hard- und Software. Ältere Anbieter
setzen dazu teilweise noch auf relativ sper-
rige Hardware, die im Rahmen eines Werk-
stattbesuchs vorab zwar fest im Innenraum
montiert werden muss, ihren Zweck aber
erfüllt. Der Trend der letzten Jahre geht zu
„digitalen Werkzeugen” über, die auf Basis
der On-Board-Diagnose-Schnittstelle des
Fahrzeugs funktionieren. Meist unterhalb
des Lenkrads lässt sich ein kleiner OBD-
Stecker montieren, der die notwendigen
Entfernungen direkt aus dem Bordcom-
puter ausliest. Am Smartphone oder PC
können die Informationen dann verwaltet
werden.
Dabei gibt es zum einen OBD-Lösungen,
welche die Daten via Bluetooth in die Soft-
ware übertragen. Ihre Aufzeichnung muss
in der Regel manuell gestartet werden.
Hinzu kommt, dass der Bluetooth-Empfang
erfahrungsgemäß nicht immer zuverlässig
ist. Insofern entstehen lückenhafte Bücher
und folglich droht die Ablehnung des Fahr-
tenbuchs durch das Finanzamt.
Zum anderen kann auf OBD-Lösungen
zurückgegriffen werden, die per GPS ar-
beiten und deren OBD-Stecker über eine
integrierte SIM-Karte verfügt. Sie funkti-
onieren mit Abstand am zuverlässigsten.
Dabei muss das Smartphone nicht mitge-
führt werden, um eine lückenlose Aufzeich-
nung zu gewährleisten. Die Erfassung jeder
Fahrt beginnt automatisch. Bei fehlender
Netzverbindung, z. B. in Tiefgaragen oder
Tunneln, werden die Daten im OBD-Ste-
cker gespeichert und bei Wiedererlangen
der Konnektivitat an das Rechenzentrum
weitergeleitet. Es wird also tatsächlich
jede einzelne Fahrt aufgezeichnet. Kritiker
sehen in der OBD-Technologie die Gefahr,
der Stecker könnte bei einzelnen Fahrten
ausgesteckt werden. Hier kann aber Ent-
warnung gegeben werden, denn das Fi-
nanzamt würde schnell feststellen, dass
der tatsächliche Kilometerstand nicht mit
der Angabe im Export übereinstimmt, und
misstrauisch werden.
Digitale Fahrtenbücher
Das Fahrtenbuch hat wohl schon so manchem Steuerzahler mit Firmenwagen
Kopfzerbrechen bereitet. In der Realität ist das Fahrtenbuchführen nämlich
leichter gesagt als getan:
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