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Jeder Fehler
in der Kassenbuchführung wird teuer. Es drohen Nachzahlungen bei Ein-
kommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuer. Kleinste Unregelmäßigkeiten müssen vermieden
und gesetzliche Vorgaben exakt befolgt werden.
Ein Kassenfehlbetrag
darf nicht entstehen. Es kann nie mehr ausgegeben als eingenom-
men werden. Ergibt sich auch nur vorübergehend ein negativer Wert, wurde das Kassen-
buch nicht ordnungsgemäß geführt.
Die Z-Bons
enthalten die Tagesendsummen. Sie müssen fortlaufend archiviert sein und An-
gaben zu Unternehmensname, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Löschhinweis für den Tages-
speicher, Bruttotageseinnahme, Storni und Retouren sowie Zahlungsweg enthalten. Alle Bons
sowie Protokolle über Programmierungsänderungen sind für zehn Jahre aufzubewahren.
Die Kassenbuchführung
kann elektronisch, manuell oder kombiniert erfolgen. Pflicht ist:
• Pro Buchung wird ein Beleg mit fortlaufender Nummerierung zehn Jahre aufbewahrt.
• Soll- und Istbestand lassen sich vergleichen.
• Die Kasse wird regelmäßig durchgezählt.
• Alle Geldbewegungen werden vermerkt, mögliche Fehler nachvollziehbar korrigiert.
• Es wird ohne Leerzeile gearbeitet.
Kassenbuch
Diese Punkte müssen Sie beachten
THEMEN IM FOKUS
DAS QUARTAL 3.12
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nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für
Rechnungswesen und Finanzen an der
Hochschule für Oekonomie & Management
(FOM) in Essen. In solchen Fällen stellen
kluge Unternehmer daher noch am gleichen
Tag einen Eigenbeleg aus und nehmen ihn zu
den Unterlagen.
Gerade bei Einzelhändlern und Gastro-
nomen mit Registrierkassen stellen Betriebs
prüfer häufig Fehler im Umgang mit den so-
genannten Z-Bons fest. „Oft fehlen bei den
Firmen einzelne Z-Ausdrucke“, berichtet
Betriebsprüfer Walther aus seiner Erfah-
rung. Außerdem müssen Z-Bons verschie-
dene Daten enthalten, beispielsweise zu Da-
tum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch
zu Stornos und Retouren (siehe Kasten).
„Letztere werden nicht immer auf den Aus-
drucken vermerkt“, sagt Walther. Zu beach-
ten ist außerdem, dass ältere Kassen nur
noch bis Ende 2016 verwendet werden dür-
fen – vorausgesetzt, der Kasseninhaber
führt technisch mögliche Softwareanpas-
sungen und Speichererweiterungen durch,
um die Daten umfassend vorzuhalten, etwa
durch eine größere Festplatte. Bis dahin sind
die Daten dennoch regelmäßig zu sichern,
wenn es technisch möglich ist.
Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren pas-
sieren keine Fehler. Er kennt die Anforde-
rungen des Finanzamts genau und ist
bestens mit der Technik seiner Kasse ver-
traut. Wird so sorgfältig gearbeitet, kehrt der
Betriebsprüfer mit leeren Händen ins
Finanzamt zurück.
sachverständiger Dritter soll jederzeit in der
Lage sein, den Sollbestand der Kasse ent-
sprechend den Angaben im Kassenbuch mit
dem ermittelten Istbestand in der Kasse zu
vergleichen“, betont der Betriebsprüfer
Walther.
Alle Vorschriften beachten.
Einnahmen und
Ausgaben sind also jeden Tag festzuhalten.
Gegen diese Vorschrift verstoßen erfah-
rungsgemäß viele Unternehmer. „Es kommt
öfter vor, dass innerhalb eines Betriebs bar
bezahlte Betriebsausgaben erheblich später
ins Kassenbuch eingetragen werden“, beob
achtet Walther immer wieder. Dabei sind
Geldbewegungen chronologisch festzuhal-
ten und alle Belege entsprechend zu sortie-
ren und zu archivieren. „Wenn das nicht kon-
sequent und sofort gemacht wird, können
vorgeschriebene Aufzeichnungen leicht ver-
gessen werden – etwa, wenn der Firmenchef
für private Zwecke Geld aus der Kasse
nau, welche Bereiche die Finanzbeamten
besonders gern unter die Lupe nehmen:
„zum Beispiel die Kassenbuchführung.“ Der
Optiker achtet deshalb strikt darauf, sich
hier keinerlei Blöße zu geben. Gerd-Kurt
Schwieren arbeitet mit einem elektronischen
Kassensystem, die Einnahmen werden alle
automatisch erfasst und archiviert. Die De-
tails zur ordnungsgemäßen Kassenbuchfüh-
rung hat der Firmenchef mit seinem Steuer-
berater abgesprochen. Und auch beim
Umgang mit Bargeld gibt es keine Probleme.
„Wir haben fast nie Fehlbeträge zu verzeich-
nen, denn unsere Kunden zahlen zuneh-
mend mit EC-Karte“, berichtet Schwieren.
Fehler kommen teuer.
So professionell wie
bei dem Kölner Optiker läuft die Kassen-
buchführung allerdings nur in wenigen Un-
ternehmen. Vor allem in der Gastronomie,
aber auch sehr häufig im Einzelhandel fin-
den die Betriebsprüfer oft Fehler im Kassen-
buch. Das kann für die betroffenen Firmen-
inhaber ausgesprochen teuer werden.
„Besteht ein Anlass, an der sachlichen Rich-
tigkeit der Buchführung zu zweifeln, können
die Erlöse geschätzt werden“, warnt Uwe
Walther, Betriebsprüfer beim Finanzamt
Mainz-Süd. Clevere Unternehmer sorgen
deshalb vor und halten so wie Gerd-Kurt
Schwieren die Regeln zur ordnungsgemäßen
Kassenbuchführung akribisch ein.
Prinzipiell muss jeder buchführungspflichti-
ge Unternehmer ein Kassenbuch führen –
ausgenommen sind nach einem Urteil des
Bundesfinanzhofs Einnahmen-Überschuss-
Rechner. Die strengen Vorgaben lassen sich
jedoch mit etwas Routine einfach einhalten.
„Einträge dürfen beispielsweise nicht mani-
pulierbar sein“, sagt Martin Henn vom Be-
triebsprüfungsreferat der Oberfinanzdirekti-
on Rheinland. „Änderungen und Korrekturen
sind zu dokumentieren.“ Außerdem müssen
Aufzeichnungen klar, nachvollziehbar, voll-
ständig und zeitnah zugeordnet sein. „Ein
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer
Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG,
Nürnberg, Ausgabe 03/2012
Prinzipiell muss jeder buchführungspflichtige
Unternehmer ein Kassenbuch führen –
ausgenommen sind nach einem Urteil des
Bundesfinanzhofs Einnahmen-Überschuss-
Rechner. Die strengen Vorgaben lassen sich
jedoch mit etwas Routine einfach einhalten.