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Mindestanforderungen
für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch ermöglicht die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre. Die Anerkennung eines
Fahrtenbuchs ist jedoch regelmäßig ein Streitpunkt mit der Finanzverwaltung. Um solche Streitigkeiten sind bestimmte
Grundsätze und Mindestanforderungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu beachten.
THEMEN IM FOKUS
DAS QUARTAL 3.12
30
Für die Aufzeichnung von Privatfahrten ge-
nügen jeweils Kilometerangaben; für
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs-
stätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im
Fahrtenbuch.
Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen
Fahrtenbuchs.
Ein mit PC (elektronisches
Fahrtenbuch) geführtes Fahrtenbuch ist
nach der aktuellen Rechtsprechung nur
dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche
Änderungen technisch ausgeschlossen sind
oder zumindest dokumentiert werden. Eine
mittels eines Computerprogramms erzeugte
Datei, an deren bereits eingegebenem Da-
tenbestand zu einem späteren Zeitpunkt
noch Veränderungen vorgenommen werden
können, ohne dass die Reichweite dieser Än-
derungen in der Datei selbst dokumentiert
und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die
Datei offengelegt wird, ist kein ordnungsge-
mäßes Fahrtenbuch.
Aktuelles Urteil zur Ordnungsmäßigkeit
eines Fahrtenbuchs.
Der Bundesfinanzhof
hat mit aktuellem Urteil vom 1. März 2012 VI
anzugeben mit der Angabe „Taxifahr-
ten im Pflichtfahrgebiet“ o. Ä. Wurden
Fahrten durchgeführt, die über dieses
Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue
Angabe des Reiseziels nicht verzichtet
werden.
• Fahrlehrer: Für Fahrlehrer ist es ausrei-
chend, in Bezug auf Reisezweck, Reise-
ziel und aufgesuchten Geschäftspartner
„Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. Ä.
anzugeben.
Werden regelmäßig dieselben Kunden auf-
gesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und
werden die Kunden mit Namen und (Liefer-)
Adresse in einem Kundenverzeichnis unter
einer Nummer geführt, unter der sie später
identifiziert werden können, bestehen zu-
dem keine Bedenken, als Erleichterung für
die Führung eines Fahrtenbuches zu Reise-
ziel, Reisezweck und aufgesuchtem Ge-
schäftspartner jeweils zu Beginn und Ende
der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand
sowie die Nummern der aufgesuchten Ge-
schäftspartner aufzuzeichnen. Das Kunden-
verzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.
Grundsätze zum Fahrtenbuch.
Ein Fahrten-
buch muss laufend, also zeitnah, geführt
werden. Es ist zudem in geschlossener Form
zu führen, es dürfen also nicht einzelne Zet-
tel verwendet werden.
Mindestangaben eines Fahrtenbuchs.
Ein
Fahrtenbuch muss mindestens folgende
Angaben enthalten:
• Datum und Kilometerstand zu Beginn
und Ende jeder einzelnen betrieblich/
beruflich veranlassten Fahrt,
• Reiseziel,
• Reisezweck und aufgesuchte
Geschäftspartner,
• Umwegfahrten.
Berufsspezifisch bedingte Erleichterungen.
Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet
werden, soweit wegen der besonderen Um-
stände im Einzelfall die betriebliche/beruf-
liche Veranlassung der Fahrten und der Um-
fang der Privatfahrten ausreichend dargelegt
sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht
beeinträchtigt werden. So sind z. B. folgende
berufsspezifisch bedingte Erleichterungen
möglich:
• Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Auto
matenlieferanten und andere Steuer-
pflichtige, die regelmäßig aus betrieb-
lichen/beruflichen Gründen große Strecken
mit mehreren unterschiedlichen Reise-
zielen zurücklegen: Zu Reisezweck, Rei-
seziel und aufgesuchtem Geschäftspart-
ner ist anzugeben, welche Kunden an
welchem Ort besucht wurden. Angaben
zu den Entfernungen zwischen den ver-
schiedenen Orten sind nur bei größerer
Differenz zwischen direkter Entfernung
und tatsächlich gefahrenen Kilometern
erforderlich.
• Taxifahrer: Bei Fahrten eines Taxifahrers
im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug
auf Reisezweck, Reiseziel und aufge-
suchtem Geschäftspartner ausreichend,
täglich zu Beginn und Ende der Gesamt-
heit dieser Fahrten den Kilometerstand