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DATEV-Lösungen zum Auftragswesen:
ein runder Prozess
Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müssen Rechnungen gestellt werden. Wer die richtige Software nutzt,
hat durch abgestimmte Abläufe in der Auftragsbearbeitung vom Angebot bis zum Zahlungseingang weniger Arbeit.
Text:
Julia Mattausch
DATEV Unternehmen online
bildet die Basis der Zusammenarbeit mit dem Steuerbera-
ter bei den Programmen DATEV Auftragswesen online und Mittelstand compact pro.
Damit können Unternehmer und Steuerberater auf alle relevanten Informationen zugreifen.
Über Belegverwaltung online oder Rechnungsausgangsbuch online werden Ausgangsrech-
nungen elektronisch für die Buchführung in der Kanzlei bereitgestellt. Das optimiert die
Verbindung zur Kanzlei. Mehr dazu lesen Sie unter www.datev.de/unternehmen-online.
DATEV Auftragswesen online
ist eine Cloud-Lösung. Sie erlaubt durch ortsunabhängiges
Arbeiten via Internet hohe Flexibilität und ist optimal bei einer einfachen Artikel- und
Rechnungsstruktur. Die Daten lagern im DATEV-Rechenzentrum, auf sie kann von überall
zugegriffen werden. Informationen finden Sie unter www.datev.de/auftragswesen-online.
DATEV Mittelstand compact pro
wird auf dem Rechner installiert und ist für Unterneh-
men, die viele Belege schreiben und ein funktional tieferes Auftragswesen brauchen.
Es unterstützt die digitale Dokumentenablage, in der Verkaufsbelege automatisch der
jeweiligen Kundenakte zugeordnet werden. Auch andere Korrespondenz lässt sich
schnell und einfach per Drag-and-drop-Funktion ablegen. Die Online-Komponente DATEV
Unternehmen online ist auch enthalten. Informationen gibt es unter www.datev.de/
mittelstand.
Lösungen zum Auftragswesen
THEMEN IM FOKUS
DAS QUARTAL 2.12
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setzen und das Datum eingeben. Der An-
wender sieht so, ob ein bestimmter Artikel
noch genauso gut oder schlecht läuft wie im
Vorjahr.
Optimiert ist die Bereitstellung der Belege
für den Steuerberater. Sie werden entweder
via Belegverwaltung in Unternehmen online
als digitales Belegbild geliefert oder mit Bu-
chungsinformationen zum Beleg über das
Rechnungsausgangsbuch weitergegeben.
So erhält die Kanzlei schnell die digitalen
Ausgangsbelege zur Erstellung der Buch-
führung ihrer Mandanten. Es muss lediglich
die gewünschte Variante eingestellt werden.
Der Beleg ist mit einem Klick in Belegver-
waltung und Rechnungsausgangsbuch hin-
terlegt. Mit DATEV Mittelstand compact pro
ist auch die Übergabe der Rechnungen in
Papierform möglich. In wenigen Schritten
werden mit der DATEV-Software so Rech-
nungen geschrieben, archiviert, ausgewertet
und an den Steuerberater weitergegeben.
wie viele Angebote angenommen wurden
oder welche Rechnungen noch offen sind.
Sie informiert über Belegart, Belegnummer,
Kundennummer, Kundenbezeichnung, Beleg-
datum, Lieferdatum, Netto- und Bruttosum-
me sowie darüber, ob der Beleg bereits ge-
druckt und an den Steuerberater übergeben
wurde. Außerdem zeigt sie den Status offen,
erledigt oder abgelehnt an. Der Nutzer kann
filtern, welche Belege die Übersicht zeigt.
Selektiert wird zum Beispiel nach Status,
Zeitraum und Belegart. Die Schnellsuche er-
leichtert das Finden von Belegen nach Beleg-
nummer, Kundennummer oder Kundenna-
me. So sieht der Unternehmer etwa gleich,
bei wem Rechnungen offen sind. Im DATEV
Auftragswesen online kann er auch noch
zwischen der Listen- und der Galerieansicht
wechseln. Die Galerieansicht zeigt Abbil-
dungen der Belege, in denen er blättern kann.
Stets die Übersicht behalten.
Eine Kontrolle
der Absatz- und Umsatzzahlen erlauben die
Auswertungen. Sie informieren über Kunden
und Artikel nach Absatz- sowie nach Um-
satzzahlen und für bestimmte Zeiträume.
Einfach den Haken bei „Vergleichszeitraum“
W
er noch Microsoft Office oder ähn-
liche Software einsetzt, kennt das
Problem: Die manuelle Erfassung
jedes einzelnen Formulars, vom Angebot
über den Lieferschein bis zur Rechnung, ist
fehleranfällig und aufwendig. Aus Zeitman-
gel wird das Schreiben von Rechnungen des-
halb immer wieder aufgeschoben – zulasten
der Liquidität. Jetzt bietet DATEV zwei wei-
tere Produkte zur Auftragsbearbeitung: Die
Cloud-Lösung DATEV Auftragswesen online
und die lokal installierbare Software DATEV
Mittelstand compact pro. Sie erlauben Un-
ternehmern, deren Buchführung der Steuer-
berater erstellt, durchgängiges prozessori-
entiertes Arbeiten.
In beiden Lösungen sind die Belegvorla-
gen optisch an den Firmenauftritt anpassbar.
Der Unternehmer bestimmt, wo sein Logo
steht und wie der Beleg aufgebaut ist. Die
Position von Adresse und Texten lässt sich
genau festlegen. Ist die Belegart definiert,
steht sie bei der Belegerfassung automa-
tisch als Vorlage zur Verfügung, kann bei Be-
darf aber jederzeit geändert werden.
Leichter Rechnungen stellen.
Die Erfas-
sung der Belege ist einfach. Kundenadresse,
Artikelinformationen und die Textvorlagen
sind im System hinterlegt. Auf diese Daten
wird beim Schreiben des Belegs zugegriffen.
Kunden sind in den Stammdaten hinterlegt,
der Rechnungsempfänger wird bei der Beleg-
erfassung gewählt. Artikel erfasst der An-
wender im Belegformular. Neu erfasste Arti-
kel lassen sich aus dem Beleg direkt in die
Artikelstammdaten übernehmen. Einlei-
tungs- und Abschlusstexte werden in den
Textvorlagen hinterlegt und passend zum
Belegtyp angezeigt. Erteilt der Kunde einen
Auftrag, lässt sich das Angebot inklusive Ar-
tikel- und Adressdaten in den nächsten lo-
gischen Beleg übernehmen: Durch einen
Klick auf die Funktion „Beleg weiterführen“
wählt der Anwender aus, ob die Auftragsbe-
stätigung, der Lieferschein oder die Rech-
nung folgen soll.
Durch einen Klick auf den Button „Ver-
kauf“ zeigt die Belegübersicht, welche und
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer
Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG,
Nürnberg, Ausgabe 02/2012