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Die Aufbewahrung von
Unterlagen
Die Aufbewahrung von Unterlagen ist insbesondere für Unternehmen ein
lästiges Thema. So werden in erheblichem Umfang Platz in Anspruch
genommen und Kosten verursacht. In diesem Artikel wird ein kurzer
Überblick – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – zur Aufbewahrung von
Unterlagen gegeben.
Text:
Stefan Heine
, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht • HSP RECHT HANNOVER
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflich-
ten.
Nach dem Handelsrecht sind Kaufleute
verpflichtet, Ihre Unterlagen geordnet aufzu-
bewahren.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unter-
lagen gehören insbesondere Handelsbü-
cher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jah-
resabschlüsse, Einzelabschlüsse nach §
325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernab-
schlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu
ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsan-
weisungen und sonstigen Organisationsun-
terlagen sowie Belege für Buchungen in den
von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden
Büchern (Buchungsbelege).
Für diese Unterlagen gilt eine zehnjährige
Aufbewahrungspflicht.
Daneben sind über einen Zeitraum von
sechs Jahren die empfangenen Handels-
briefe und die Wiedergaben der abgesandten
Handelsbriefe aufzubewahren. Als Handels-
brief ist dabei ein Schriftstück zu verstehen,
das ein Handelsgeschäft betrifft.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem
Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letz-
te Eintragung in das Handelsbuch gemacht,
das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbi-
lanz oder der Jahresabschluss festgestellt,
der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder
der Konzernabschluss aufgestellt, der Han-
delsbrief empfangen oder abgesandt worden
oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Allgemein ist zu empfehlen, Gerichtsur-
teile und Bauunterlagen dauerhaft aufzube-
wahren.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungs-
pflichten gelten nur für Kaufleute. Daher hat
das Steuerrecht über § 147 AO eigene Auf-
bewahrungspflichten geschaffen, die für alle
Buchführungs- und Aufzeichnungspflichti-
gen gelten.
Die Pflicht zur Aufbewahrung der Bücher,
Aufzeichnungen etc. ist Bestandteil der
Buchführungs- und Aufzeichnungspflich-
ten der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, si-
cherzustellen, dass bei einer Außenprüfung
oder im Rechtsbehelfsverfahren die Un-
terlagen noch greifbar sind. Entsprechend
den Grundsätzen des § 145 Abs. 1 AO sind
die Bücher und Aufzeichnungen so geordnet
aufzubewahren, dass ein sachverständiger
Dritter diese in angemessener Frist prüfen
kann. Die Aufbewahrungsfristen des § 147
AO gelten nur für die steuerlich erforder-
lichen Unterlagen, nicht für nur handels-
rechtlich notwendige Unterlagen.
Umfasst sind insbesondere folgende Un-
terlagen:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare,
Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröff-
nungsbilanz sowie die zu ihrem Verständ-
nis erforderlichen Arbeitsanweisungen und
sonstigen Organisationsunterlagen, Bu-
chungsbelege, Unterlagen, die einer mit
Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen
Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Ver-
bindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex bei-
zufügen sind, sofern die Zollbehörden nach
Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre
Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter
Vorlage zurückgegeben haben. Für diese
Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewah-
rungsfrist.
Sechs Jahre aufzubewahren sind die emp-
fangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels-
oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unter-
lagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind.
Steuerlich ist darauf zu achten, dass nach
der AO einige Tatbestände bestehen, die den
Ablauf der Frist hemmen. Der Ablauf der
Aufbewahrungsfrist ist insbesondere ge-
hemmt, solange die allgemeinen Festset-
zungsfristen nicht abgelaufen sind. Diese
betragen ein bzw. vier Jahre, können aber in
einer Vielzahl von Fällen hinausgeschoben
werden, was vor allem auch bei der Durch-
führung einer steuerlichen Außenprüfung
gilt. Eine Hemmung ist auch immer dann ge-
geben, wenn noch ein Einspruchsverfahren
anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steu-
erhinterziehung beeinflusst den Ablauf der
Frist für die Aufbewahrung hingegen nicht.
Bei originär digitalen Daten hat die Fi-
nanzbehörde das Recht, im Rahmen einer
Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten
Daten zu nehmen und das Datenverarbei-
tungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu
nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwal-
tung beschränkt sich ausschließlich auf Da-
ten, die für die Besteuerung von Bedeutung
sind. Hierzu gehören nach Auffassung der
Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten
THEMEN IM FOKUS
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